Mi a gyorsabb: ha azonnal belecsapunk a munkába, vagy nekiállunk módszertan szerint felépíteni a projektet?

Mi a gyorsabb: ha azonnal belecsapunk a munkába, vagy nekiállunk módszertan szerint felépíteni a projektet?

Volt szerencsém részt venni egy megbeszélésen cégünk informatikai PMO-jának európai vezetőjével.

Ezen a megbeszélésen történt, hogy egy projekt gazda közölte: a munkák előrehaladott stádiumban vannak, és mivel kötelező, követni fogják a céges policy-ket és módszertant, de csak a minimális mértékben. Azaz a szükséges legkevesebb dokumentum fog elkészülni, hiszen a munkára kell koncentrálni! A megoldás pedig azonnal kell, nincs idő módszertanra.

A PMO vezető egyszerűen csak annyit mondott:
Ha jól értem, abból indulsz ki, hogy a módszertan követése lassítja a projektet. A PMO iroda szerepéből adódóan rendelkezik az eddigi projektek statisztikáival, és e statisztikák alapján a módszertan gyorsítja a projektet.

Hogyan lehetséges ez?

Igaz, hogy a módszertan követése extra munkával jár (formanyomtatványok kitöltése, meeting-ek szervezése, jóváhagyások, bürokrácia, stb), de a projektek nem ezen szoktak elhasalni. A projektek általában akkor szoktak megcsúszni vagy véglegesen elbukni, amikor már az idő kb 50-75-90%-a eltelt, a leszállítandó elkészült, aztán valaki valahol azt mondja hogy na ez így nem lesz jó.

Vagyis a késedelem minden esetben köthető egy „váratlan” eseményhez, amikor valaki valamit nem vett figyelembe a projekt indításakor. Például nem vonta be a megfelelő embereket, a megoldást nem véleményezte egy szakértő, vagy olyan feltételezésekből indult ki a projekt, ami nem volt igaz. A projekt megpróbálta ezeket a hibákat elsöpörni (szőnyeg alá söpörni), de végül a hiba addig-addig érik, hogy igen látványos bukás lesz belőle.

A módszertan pontosan azért van, hogy a megfelelő embereket a megfelelő fázisban vonja be a projektbe, és biztosítsa azt, hogy projekt folyamatosan növekedve zökkenőmentesen elérje a célját. Ez a projekt első felében bizonyos mértékben lassítja a munkát, cserébe a projekt második fele nem úszik el.

Összességében a módszertan gyorsít a projekten, ezért a Project Manager érdeke azt követni.

Némi személyes tapasztalat:
Több esetben is része voltam olyan projekteknek, amik több al-projektből álltak össze, és mindegyik al-projekt saját vezetővel/csapattal rendelkezett. Ilyenkor a vezetők hajlamosak a résztevékenységeket összehasonlítani, és főleg arra koncentrálni, amelyik résztevékenység a legkétségesebb.
Többször előfordult, hogy az én csapatom lett a projekt „kockázati tényezője”. Mindenki attól tartott, hogy habár ők kész lesznek, de mi nem. És általában a projekt első felében tényleg kissé lemaradunk.

Aztán jön az igazság pillanata, a tesztelés és az implementáció. Na ilyenkor szokott kiderülni, hogy a mi részünk – amitől mindenki tartott – igen jól teljesít (leszállítottuk amit kellett). A többieké viszont – amiről mindenki úgy gondolta, hogy rendben van – na arról szokott kiderülni hogy mégsem.

Innentől kezdve unatkozunk, és szurkolunk a többieknek, hogy végre kijavítsák a hibáikat.