ITÉlet

Az Informatikai Osztály pénzügyi vetülete, avagy honnan kapja a fejlesztő a fizetését

Az Informatikai Osztály pénzügyi vetülete, avagy honnan kapja a fejlesztő a fizetését

Amikor az Informatikai Osztályról, Corporate IT-ról beszélünk, akkor általában az emberek rendszergazdákra, technikusokra, fejlesztőkre, számítógépekre, hálózatra, szerverekre, szoftverekre és mindenféle kütyükre gondolnak. És vannak azok, akik szerint az IT csak egy költséghely.

Ugyanis a multinacionális cég éves beszámolójában a mérnökök, számítógépek és szoftverek mind-mind egyetlen rublikában jelennek meg „IT” címszó alatt, mint kiadás (kivéve persze az ICT szektort).

A dolgok alapja az éves Business Plan. Ez az év végén készül a következő évre vonatkozólag, tartalmaz minden üzleti funkciót, minden kiadást és bevételt. Ami nincs benne, az kimarad, amire nincs pénz azt nem vesszük meg. Ilyenkor dőlnek el, mit fogunk csinálni a következő évben, és mit tolunk későbbre.

A BP elkészítése komoly szkanderbajnokság a CIO és a pénzügyi döntéshozók között. Egyrészt mindenki szeretne minél több projektet, új szoftvert, gyorsabb paripát és jobb fegyvert. Na meg az informatikusok is mernek nagyot álmodni géppark cseréről, szoftver upgrade-ekről, fejlesztésekről. Az átlagos terv is legalább 20%-kal több kiadást jelent, mint az előző év J

A másik oldalról viszont a cég szeretné folyamatosan csökkenteni a költségeit (ez logikus elképzelés), és az IT hát, khmm, pont ide esik. Szóval a másik oldal nemhogy növelni, de csökkenteni szeretné az IT rublikába írt számot.

Végül aztán valahogy sikerül megegyezni. Lesznek kompromisszumok, áldozatok és trükkök, de végül kialakul egy keretszám, kőbe vésik mennyi az annyi.

Az IT költségvetését nagyjából két részre bonthatjuk: üzemeltetési költségek és projekt költségek.

Az üzemeltetés arra szolgál, hogy a cég működését biztosítsa, pl. internet elérés, szerverbérlet, éves szoftver licensz, rendszergazda fizetése stb formájában. Adott, fix, hiszen nem tehetjük meg, hogy ezeket a dolgokat nem biztosítjuk.

A projekt költségek gyakorlatilag beruházások: új fejlesztések, új rendszerek bevezetése, stb stb. A projektek sokkal rugalmasabbak, mint az üzemeltetés, hiszen jó időszakban több projektet indíthatunk, rossz időszakban kevesebbet.

A projekteket csoportosíthatjuk:
- futó projektek (ezekre már elköteleztük magunkat, tehát érdemes folytatni)
- kötelező projektek (törvényi vagy pénzügyi változás)
- fenntarthatóságot célzó projektek
- üzleti értéket generáló projektek (pl. kifejlesztünk egy új szoftvert x összegért, ezzel növekszik a hatékonyságunk, és 10*x-et nyerünk rajta)

Az utolsó kategóriánál rendkívül fontos a ROI, illetve NPV számítás – mennyi befektetéssel milyen távon mennyit nyerünk. A projekt befektetés, aminek meg kell térülnie, és elsősorban azzal a projekttel foglalkozunk, ami hamarabb térül meg.

A projekt jellegű költségek a projekt időtartama alatt jelentkeznek, tipikusan a projekt végén, míg az üzemeltetés jellegűek folyamatosan (havonta vagy év végén/elején).

Ja és olyan is van, amikor a pénzt az üzleti terület kapja, és az üzlet a saját pénzéből finanszíroz egy informatikai projektet (belső ügyfél – belső beszállító).

A teljes informatikai pénzkeret további költséghelyekre bomlik szakterületek szerint. A főosztály pénze az osztályok között, az osztály pénze a csoportok között oszlik szét. Ezeket nevezzük költséghelynek. A költséghelynek van gazdája, aki jóváhagyhatja a kifizetést. Minden beérkező számla hivatkozik egy bizonyos költséghelyre (vagy rendelésre), különben nem lesz kifizetve.

Egy új szoftver beszerzése pénzügyi szempontból úgy zajlik le, hogy be kell nyújtani egy kérelmet, ami tartalmazza a kérelem célja, a költséghely megnevezése. A kérelmet többek között a költséghely gazdája és a Controlling hagyja jóvá, igazolva hogy vállalják a költséget, és a számla a költséghelyre terhelhető.

A kiadások nem feltétlenül (sőt ritkán) egyeznek a tervvel. Egyrészt lehetnek váratlan események, felmerülő költségek, mert ilyen az élet. Másrészt bizonyos költségekkel spórolhatunk, vagy elkerülhetünk kiadásokat. A cég bevételei is időben változnak, tehát majd az év végén derül ki, mennyire teljesítettünk.

Hogyan lesz a programozónak fizetése?
Mielőtt a programozót meginterjúztatnák, a leendő főnöke/költséghely gazdája számvetést végez, mennyi fér bele a költséghelybe/projektbe. Ha felveszik a jelöltet, akkor a fizetése/számlái a költséghelyen megjelenik, jóváhagyásra majd kifizetésre kerül.

Mi van, ha hirtelen egy nagyobb kiadás jelenik meg?
Váratlan kiadás mindig van. Lehet hogy a tanácsadó cégtől 100 munkaórát vettünk, de valami felborítja a projektet, és 100 helyett 200 kell.
Vagy – ami még gyakoribb – valaki kitalálja, hogy a szoftveren változtatni kell, mert ez nagyon fontos, miközben erre nem terveztek pénzt. Szóval ezért mindenképpen hagyni kell valamennyi tartalékot. Változáskérelmek, váratlan események mindig voltak, vannak és lesznek.

Miért jó, ha betartjuk a pénzügyi fegyelmet?
A legnagyobb kihívás annak a kiderítése, mennyi pénzt költöttünk eddig és mennyire köteleztük el magunkat – vagy is hogy mennyi pénzünk van még. Ha nem követjük, akkor nem tudjuk mennyi áll rendelkezésre, vagy esetleg túllépünk az előírt kereten. Mindkettő hiba.

Miért nem jó, ha betartjuk a pénzügyi fegyelmet?
Mert az informatikai kiadás nem feltétlenül rossz. Az informatikai fejlesztések – főleg ha gyorsan és a megfelelő módon csinálják – sokkal többet hozhatnak, mint amit a pénzügyi fegyelemmel nyerünk.
A pénzügyi fegyelem sok esetben azt jelenti, hogy a kelleténél kevesebb emberünk van, hogy nem minden problémát oldunk meg, hogy nem minden funkciót fejlesztünk ki. Márpedig akkor mindenki nagyon utálni fogja az informatikát J

Zárszóként még annyit, hogy bár az IT „csak” költség, de aki csak költségként tekint rá, az rosszul teszi. Az IT a cég növekedésének záloga. A cég nem fog növekedni anélkül, hogy ne növekednének az informatikai kiadásai.