ITÉlet

Korábban már írtam egy vicces cikket a 21. századi meeting szokásokról. Most komolyra fordítva a szót leírom azt, hogyan is csináljuk.

Korábban már írtam egy vicces cikket a 21. századi meeting szokásokról. Most komolyra fordítva a szót leírom azt, hogyan is csináljuk.

Megfigyeltem, hogy az értekezlet szervezési és részvételi szokások erősen különböznek lokális és globális szinten. Helyi szinten inkább a személyes kapcsolat, telefonhívások és spontán megbeszélések dominálnak. Európai szinten formális megbeszélések, telefon- és videókonferenciák, szigorúan agenda és időkeretek közé szorítva.

Amennyiben a résztvevő felek még nem gyakorlottak, bizony a kulturális különbségek is kijönnek. Például a német kolléga 2 perccel korábban, az angol kolléga 2 perccel később, a francia pedig 15 perccel később érkezik.

Ha az ember európai szinten dolgozik, akkor jellemzően igen nagy számú munkatárssal kell kapcsolatot tartani úgy, hogy térben és időzónákat tekintve szétszórtunk a kontinensen. Eközben mindenkinek megvannak a saját helyi dolgai, a helyi szokások (pl. másképp van kávészünet, ebédidő), ezért nincs rálátásunk arra, mikor mit csinál a másik. Következésképpen keretek közé kell szorítani a közös munkát.

A megbeszélések tipikus formája a telefonkonferencia.
Ez úgy történik, hogy a cég rendelkezik egy telefonkonferencia számmal, ahová mindenki betárcsáz, és ha ugyanazt a PIN kódot adjuk meg, akkor beszélhetünk egymással.
A telefonkonferenciát előzetesen elküldött anyagokkal (pl. prezentáció) vagy asztal megosztással (pl Netmeeting) lehet megtámogatni. A sikeres multi-s élet feltétele, hogy az ember ismeri és gyakorlott ezen eszközökben (digitális írástudás).

A megbeszélés/teleconf megszervezése naptár egyeztetéssel kezdődik. Nem illik megbeszélést túl rövid határidővel szervezni, azaz mondjuk aznapra, kivéve ha az ügy nagyon sürgős/fontos. A megfelelő időpont megtalálásához nagy segítség a modern naptár alkalmazások (pl. Outlook Calendar), ahol láthatjuk, ki mikor ér rá.
Ehhez persze fontos, hogy minden meeting-et a naptárunkba felvezessünk – azokat is, amiket emailben vagy telefonon egyeztessünk. Különben a többiek nem látnák, mikor érünk rá, és mikor nem.

A megbeszélés időtartama legyen rövid. A legtöbb esetben 30 perc elég. Hosszabb tárgyalásra elég 60 perc. Legyünk gyorsak és hatékonyak, a hosszú megbeszélés nem az.

A meghívottak listájánál törekedjünk arra, hogy minél kevesebben legyenek, ugyanakkor mindenki legyen ott (vagy képviselve legyen), akinek döntést/véleményt kell mondania. Általában 5-7 főig kezelhető még egy teleconf, utána egyre nehezebb (pl. meg kell kérni mindenki, hogy némítsa el a mikrofonját, és csak egy ember beszéljen). 20 fő felett pedig egyszerűen kezelhetetlen, ezek a megbeszélések már csak arra jó, hogy egy-két ember elmondja a többieknek a lényeget.

A meghívónak tartalmaznia kell a következő alapvető információkat:
- A megbeszélés tárgya – pontosan beazonosítható legyen
- A megbeszélés helye, a tény hogy ez telefonkonferencia, és a hozzáféréshez szükséges telefonszámokat/kódokat
- A probléma leírását
- Agenda, azaz miről fogunk pontról pontra menve beszélni
- Csatolt anyagok, link a megbeszélést támogató fájlokhoz, vagy annak megemlítése, hogy ezek a csatolt anyagok később érkeznek

Az agenda nagyon fontos dolog, hiszen enélkül szétesne a megbeszélés, és egymás idejét vesztegetnénk lényegtelen dolgok megtárgyalásával. Az agenda arról is meggyőzi a résztvevőket, hogy miért kell ott lenniük, mire készüljenek fel, és majd mit kell hozzáadniuk a találkozó sikeréhez.

A megbeszélés előtt minden résztvevőnek illik felkészülni, azaz megtekinteni az agenda-t, elolvasni a kiküldött anyagot, és átgondolni, mit is fog mondani. Nagyon csúnya dolog azzal kezdeni egy tárgyalást, hogy „elnézést de miről is van itt szó?”. Ezzel a többiek idejét raboljuk.

A megbeszéléshez illik időben, azaz max pár perc késéssel csatlakozni. 5 perc még simán belefér, ennél nagyobb késés esetén célszerű értesíteni a megbeszélés szervezőjét. Lehet, hogy nekünk 10 perc késés nem tűnik borzasztónak, de a másik 6 ember 10 percet veszített az életéből ránk várva (cég szinten 6*10 = 60 perc munka veszett oda).

A megbeszélés során a találkozó rendezője, vagy a kialakult „moderátor” vezesse végig a megbeszélés főbb pontjait, és koordinálja a kommunikációt. Ez sok esetben azt jelenti, hogy a csendben hallgató tagokat is megkérdezi, ha nem nyilvánítanak véleményt olyan kérdésben, amiben kellene.

Várjuk meg, amíg az éppen beszélő kolléga befejezte mondandóját, hallgassuk végig, és majd csak utána mondjuk el röviden saját véleményünket. Igyekezzünk nem eltérni a tárgytól, és ne szaladjunk előre.

A megbeszélés végeztével tisztázzuk, hogy miben állapodtunk meg, milyen kérdéseket nem sikerült megoldani, és ki mit fog a későbbiekben csinálni.

Nagyon javaslom, hogy a megbeszélés szervezője még aznap készítsen egy összegzést (meeting minutes) az elhangzottakról, és küldje ki minden résztvevőnek (illetve cc-ben azoknak, akiket érdekelhet a találkozó kimenetele). Az írásbeliség nagyon fontos lehet jövőbeli problémák elkerülésében pl. valaki nem csinálta meg a vállalt feladatot, nem emlékszik vagy nem akar emlékezni a megállapodásra.

Ha valaki nem tud részt venni egy megbeszélésen, szerinte felesleges megjelennie, vagy valaki mást küld maga helyett, akkor azt nyugodtan lehet jelezni – senki sem haragszik meg.

A személyes találkozókhoz termet és projektort kell foglalni. Ehhez persze meg kell tanulni a cég teremfoglalási rendszerét használni…
Személyes találkozóknál okvetlenül tüntessük fel, hogy ez ilyen lesz, és adjuk meg a pontos helyszínt. Amennyiben külföldön lakó kollégát hívunk személyes találkozóra, előtte illik az utazásról egyeztetni.

Ha külső üzleti partner érkezik, akkor illik gondoskodni kávéról és innivalóról. Fél vagy egész napos megbeszélésnél pedig étkeztetésről. Itt jegyezném meg, hogy a „gondoskodás” nem feltétlenül „terülj-terülj asztalkám” kiszolgálást jelent, hanem jelenthet pusztán annyit is, hogy elkísérjük az „menzára”, étkezdébe, ahol a kolléga saját költségére fogyaszt.