ITÉlet

Külső vagy belső project managert érdemes-e alkalmazni?

Külső vagy belső project managert érdemes-e alkalmazni?

Amikor elindul egy nagy projekt, és sürgősen egy jó PM-re van szükség, akkor nagyjából két lehetőség van: a cégnél dolgozók közül valakit megbízni a projekttel (belsős), vagy kívülről (pl tanácsadócég, munkaerő kölcsönző) ideiglenes jelleggel idehozni valakit (külsős). Habár a munka ugyanaz, a kétféle felállás egészen másféle megoldást eredményez.

Belső project manager kinevezésekor egy olyan ember kerül a pozícióba, aki jól ismeri a céget, a cég folyamatait, a cégnél dolgozókat. Jó esetben a projektben résztvevőket is, sőt az is lehet, hogy a szponzor a főnöke úgy egyébként. Esetleg már csinált másik projektet is.

A legtöbb esetben a belső ember szakmai vonalról jön (pl. egy pénzügyi projekt vezetését egy penge könyvelőre bízzák), akinek project management tapasztalata egyáltalán nincs. Rosszabb esetben management, szervezési és kommunikációs tapasztalatai sincsenek, és Mekk Elekként zúdul rá a feladatra.

A belső ember nem kerül pénzbe, hiszen a fizetése már valahol szerepel egy budget-ben. Sajnos ez azt is jelenti, hogy az illető csak részidőben foglalkozik a projekttel. Rossz esetben ez csak egy púp az 5 másik feladata mellett, ami ráadásul nem is prioritás (neki).

A belső ember lehet, hogy már jól ismer mindenkit. Tehát el tud intézni dolgokat informális csatornákon, megvannak a barátai, és ismeri a dörgést. Tudja, kivel meddig mehet el céljai elérése érdekében.
A hátránya is nagyjából ugyanez: lehet, hogy az ismeretség nem feltétlenül pozitív (lásd „ismerik, mint a rossz pénzt”). Egy balhés, közutálatnak örvendő ember komoly csapás tud lenni a projektnek.

A vállalati karrier is fontos akadályozó tényező lehet. Lehet, hogy emberünknek nincs ideje ezzel a projekttel foglalkozni, mert már a következő projektjével, következő kinevezésével foglalkozik. Ha a projekt rázós akkor a jó megoldások helyett inkább a kockázat minimalizálása lehet a cél, ami keményen visszavetheti az egészet.
Ja, és ha már rázós projektről van szó: feltehetőleg minden értelmes ember kimanőverezte magát abból a megtiszteltetésből, hogy egy rázós projektért legyen felelős. Tehát feltehetőleg a „maradékból” került ki valaki.

És hogy ne csak minden negatív legyen: a belső ember tisztában van a cég stratégiájával, a rövid és hosszútávú célokkal, és ez az előrelátás segít a helyes irányba vezetni a projektet. Nincs szüksége egyeztetésre hogy tudja, mik lesznek a feltehetőleg jó és feltehetőleg rossz szakmai döntések.

A külső project managert piacról szerzünk. Azaz csak megfelelő tapasztalattal, konkrét PM tudással (minősítéssel) rendelkező embernek van esélye. Jó esetben ez az ember már csinált pont ugyanilyen projektet egy másik cégnél. Tárgyi tudás tekintetében akár jelentősen a belsős előtt lesz. Egy valódi profival dolgozhatunk a kényszerből kinevezett beosztott helyett.

A rossz hír az, hogy sok pénzbe fog kerülni. Esetleg nagyon sok pénzbe. A specifikus iparági tudás, a minősítések, és a pont ugyanilyen projektben szerzett tapasztalat sokba kerül. Ezen ront a tény, hogy a megbízás csak ideiglenes, az ár minimum a duplája a normálisnak.

A külső PM nem ismeri a cégnél feszülő erőviszonyokat, kivel hogyan kell beszélni, kivel mit hogyan lehet elintézni. Vagyis kvázi folyamatosan aknamezőn fog sétálni. Ezért a külsősnél a szakmai tudásnál egy nagyságrenddel fontosabb, hogy udvarias és megnyerő legyen, semmiképpen se lépjen rá valakinek a tyúkszemére.
A tanácsadó cégek ezt nagyon jól tudják, és a szalonképességet is mérik. Lehetsz rutinos project manager, de ha még nem voltál tanácsadó, akkor a szinted csak junior.

(Az igazat megvallva ebben én nem vagyok jó, és tudom, hogy mások viszont mennyire mesterek.)

Külső embernél eleve adott, hogy a szponzor mögötte el – hiszen ő fizeti a PM-et. Ez egyben azt is jelenti, hogy a derék PM-ünk senki mástól nem függ. Egyszerű felállás, csakis a feladatra kell koncentrálni.

A külső PM feladata nagyon egyszerű és világos: azt az egy adott projektet kell leszállítani. Szemben ugye a belső emberrel, aki sorok közé írt feladatokkal és 5 másik projekttel küzd egyszerre.

A külső ember új ember is, tehát tiszta lappal indul. Csak rajta múlik, hány barátot és hány ellenséget szerez – szemben a belső emberrel, akinek az ellenségei már adottak.

A külső project manager karrierje egyrészt izgalmas (minden projekt más), de hosszú távon már érdemes elgondolkodni azon, hogyan fog emberünk a PM karrier-útból kitörni. Aki 3 év alatt 5 cégnél 20 projektben vett részt, az lehet ugyan sikeres ember, de állandó munkahelyet nehezen fog találni. (hacsak nem egy pont ugyanilyen vándorcirkuszban)

Konklúzió: melyik megoldás a jobb?

Nincs egyértelmű válasz.
Kisebb projektekre szerintem felesleges külső embert hívni – már csak azért is, mert az általa összeszedett tudás elvész, amint vége a projektnek.

Nagyobb projektre is célszerű előbb házon belül szétnézni. Külsősre csak akkor lehet szükség, ha nem találunk házon belül megoldást, illetve ha szükség van egy igazán profi managerre. (pl. túl nagy a tét, fix határidő)

És persze ha a házon belüli jelölt bicskája már beletört a megbízásba…