ITÉlet

Néhány tipp arra az esetre, ha kevés a csapat és sok a munka.

Néhány tipp arra az esetre, ha kevés a csapat és sok a munka.

Az az igazság, hogy a munka mindig nagyon sok, a munkatársak száma pedig mindig korlátozott. Ha mégis kellő mennyiségű munkatárs állna rendelkezésre, akkor előbb-utóbb jön egy költségcsökkentés és elveszik az erőforrásokat. Tehát az alaphelyzet mindig a címben felvetett: adott létszámú csapattal kell megoldani a beömlő feladatokat úgy, hogy senkit se érjen hátrány.

Amit mindenképpen meg kell tenni: priorizálni a feladatokat. Úgyse lehet mindennel egyszerre foglalkozni, valahol valakinek döntenie kell, mi fontos is mi nem. Tehát szükségszerűen kell lennie egy listának, amit a megfelelő üzleti döntéshozó készített/hagyott jóvá, és ami alapján dolgozunk.

Dörzsölt menedzser mindig ügyel arra, hogy kell mennyiségű erőforrása és tartaléka legyen. Azonban sokan ezt a játékot túlzásba viszik, és csak arra optimalizálnak, hogy minél több emberük/pénzük legyen – azzal a felkiáltással, hogy kellő mennyiségű erőforrással minden megoldható. Vagyis folyamatosan azért fognak panaszkodni, hogy kevés az erőforrás. Ez azért nem jó, mert idővel elkopik az érv, és senkit sem fog érdekelni, ha tényleg elfogynak a munkatársak. A másik véglet sem jó, azaz ha valaki nem könyökli ki a szükséges tartalékokat.

Szóval mi a teendő, ha hirtelen veszélybe kerül egy szállítási határidő, mert kevés az ember, mert a feladatra dedikált embernek más dolga van?

Először is ellenőrzi kell a helyzetet – lehet hogy csak felesleges pánikról van szó. Meg kell nézni a prioritást, beszélni a munkatárssal a becsült teljesítési határidőről. Ha a szakember úgy véli, hogy kész lesz, és a munka megfelelő prioritású, akkor nincs gond.
Itt feltehetőleg csak félreértésről, folyosói pletykáról, alaptalan félelmekről van szó, ezért azonnal és határozottan kommunikálni kell a cáfolatot, azaz a teljesítési határidő megerősítését.

Elképzelhető, hogy a munkatárs nem a megfelelő prioritással kezelte a munkát. Tipikus hiba, hogy a lelkiismeretes munkatárs azzal a felhasználóval foglalkozik elsősorban, akit ismer, vagy aki a leghangosabban kiabál. Ez nem helyes, meg kell vele beszélni, hogy mi a helyzet.

Az is lehet, hogy a munkatárs fejében nem tudatosult, melyik munka mennyire fontos. Pusztán az is elég lehet a szituáció megoldásához, hogy átbeszéljük és tisztázzuk a fontossági sorrendet.

Meglehet, hogy a munkatárs feladatai valóban túl van terhelve. Ez mindenképpen a menedzser hibája, aki nem figyelt oda kellően a terhelésre, és nem osztotta el rendesen a munkát. Nagyon odafigyelek arra, hogy egy feladat (változtatás vagy projekt) nagyjából mennyi munkát jelent mennyi ideig, és nem terhelek túl senkit. Nincs értelme úgy feladatokat kiosztani, hogy az utána nem halad. A feladatlista pont olyan hosszú legyen, amennyivel még elbírunk.

Abba a hibába is könnyű esni, hogy azok kapnak több munkát, akik jól dolgoznak, míg a lusta embereknek kevesebbet kell dolgozni. Természetesen a munkatársak között van különbség tudás és tapasztalat terén, tehát bizonyos feladatokat lassan, másokat gyorsan hajtanak végre. A lehető leghatékonyabb munkavégzésre törekszek, a meglévő erőforrások legjobb kihasználására – tehát a feladatot az kapja, akinek az leginkább illeszkedik a képességeihez.

Ha már hatékonyságnál járunk: hosszú távon arra kell berendezkedni, hogy a tipikus feladatokból sokat tudjunk minél rövidebb idő alatt megoldani. Ehhez kell megfelelő folyamatokat kialakítani, és azokat folyamatosan fejleszteni. Tehát nem arra várunk, hogy elfogyjon az erőforrás, hanem megelőzzük az ilyen helyzeteket.

Jó, tegyük fel hogy valakinek túl sok tennivalója akad. Ilyenkor meg kell vizsgálni az adott munkatárs tehermentesítésének lehetőségét, azaz mit tud átadni másnak, mi az ami nem fontos.

Mi a teendő, ha az elemzést követően kiderül: a projektre tényleg több fejlesztő kell, mint amivel eredetileg számoltunk? Vagy kell egy tanácsadó? Ilyen van, és nyugodtan oda lehet menni a főnökhöz tanácsadót/fejlesztőt kérni.
A főnöknél több projekt, több költséghely fut össze, lehet hogy tud egy olyan projektet, ahol meg több fejlesztő/tanácsadó van a kelleténél, és tud adni. Vagy van tartalék. Nem kell pánikba esni, kérni kell és világosan elmagyarázni, miért, mire, mennyit.

Mi van akkor, ha nem félreértésről van szó, hanem tényleg jelentősen alultervezték a projektet?
Mint arról korábban írtam (Mit tegyek, ha a projektem állatorvosi lóra hasonlít?), csodák nincsenek, az alultervezett projekt meg fog bukni, és ezt már az indítás pillanatában tudjuk.

Az ilyen szituációt csak úgy lehet megmenteni, hogy a felek átértékelik a helyzetet, és találnak pénzt/erőforrást valahonnan, vagy csökkentik az elvárásokat. Itt is ugye a megoldás alapja az eszkaláció: tisztázni a főnökkel, hogy mekkora munkára mennyi ember kell, aztán oldja meg.
Vezetőként nyilván ezek a helyzetek nem kellemesek, de ugye sokkal nagyobbat is lehet bukni, meg ugye vezetőként nyilván mi magunk vagyunk a felelősek a kialakult helyzetért…