Mivel az utóbbi időben nagyon gyenge előadásokon sikerült részt venni, az előadók és az előadás-szervezők kedvéért íme némi segítség.

Mivel az utóbbi időben nagyon gyenge előadásokon sikerült részt venni, az előadók és az előadás-szervezők kedvéért íme némi segítség.

Előadásnak, beszédnek 4 fajtája van:

Hatás beszéd: Az előadó energizálni, motiválni, hajtani vagy valamilyen hatás alá akarja vonni a hallgatóságot, például új termék indításakor, sztrájk idején, recesszió alatt. Az előadás a tények helyett inkább a benyomásokra és a véleményre összpontosít, és elsősorban a pszichológiai vonalon erős.

Informatív beszéd: A tényszerű információkról szól, például újságírók előtt, részvényesekkel szemben, krízis során. Az informatív beszéd egyszerű: logikus, bemutató jellegű, koherens és elemző. A száraz tények súlya teszi nehezen emészthetővé. A tényekre fókuszál az érzelmek helyett.

Oktatás: Célja a hallgatóság érdeklődésének felkeltése a tanulnivaló iránt, és pontos információkat adni az oktatás tárgyáról. Bizonyos részben a pszichológiai elemekre épít, másrészben viszont a tényekre – a kettő megfelelő keveréke. Az előadónak egyszerre kell motiválnia, meggyőzni, jó benyomást tennie, demonstrálnia, érvelnie és magyaráznia.

Alkalmi beszéd: Például születésnap, kinevezés, sikeres projekt indítás, stb. Kizárólag a pszichológiai elemekre összpontosít. Az előadó közvetlenül próbál szólni hallgatóságához, miközben elismeri az eredményeket és megköszöni az elvégzett munkát, miközben saját barátságos személyiségét csillantja meg. Tények helyett benyomások és érzelmek.

A meggyőző előadás felépítése 4 lépésben:

1) A tartalom felépítése

Ennek 3 lépése:
a) Tények, információk összegyűjtése
b) Az információk rendszerezése
c) A rendszer alapján a prezentáció elkészítése

2) Az érvek kiválasztása

A kommunikáció alapja az egyetértés. Hogyan lehet egyetértést teremteni? Tényekkel, tényekkel és tényekkel! Tegyünk különbséget tények, vélemények és érzések között!

A tény objektív és vitathatatlan.
A vélemény szubjektív, valamilyen logikus következtetés eredménye.
Az érzés szubjektív és irracionális (nem logikus) – ez az „emberi tényező”.

Érveket úgy keressünk, hogy végiggondoljuk a dolgot, ötleteket gyűjtünk, ezeket leírjuk, majd kiválasztjuk a legjobbakat. El lehet indulni az alapoktól és az ötleteket rendszerezve alakítjuk ki a mondandót, vagy kezdhetjük a mondandóval és ehhez gyűjtünk ötleteket/érveket.

3) A hallgatóság figyelme

A hallgatóságot csak a számára érdekes információkra figyel, ezért az előadásban ezeket kell kiválasztani és bemutatni. Az információ 5 szintje:

I) Idő: A jelen a legfontosabb ezután a múlt, majd a jövő. Kerüljük a kronológiai sorrendet. A regények is mindig az aktuális cselekményre összpontosítanak.

II) Tér: Földrajzi terület, például város, megye, iroda.

III) Élet és halál: az „összeolvadás”, „átszervezés” és „átstrukturálás” szavak zavart okoznak a hallgatóságnak. A félelmet minél hamarabb el kell hessegetni és választ adni a fontos kérdésekre, különben nem fognak figyelni.

IV) Szociális-kulturális környezet: A hallgatóság egy bizonyos csoporthoz, családhoz, szakmához tartozik. Az érveket és a nyelvet a hallgatósághoz kell alakítani. (Például ha valaki az agilis szoftverfejlesztők klubdélutánján Lean-ről akar beszélni, akkor ott a Lean alapjainál kell kezdeni, hiszen a hallgatóság potenciálisan informatikusokból – Lean-hez nem értőkből - áll.)

V) Gyakorlati oldal: Mik a főbb következmények és milyen előnyökhöz juthat a hallgatóság? Ez érdekli őket, nem az unalmas részletek.

4) A beszéd felépítése és időzítése

Óriási különbség van, ha valaki olvasásra vagy előadásra készít szöveget. Előadás alatt a hallgatóságot „foglyul ejtettük”, miközben az olvasó bármikor abbahagyhatja vagy átugorhatja a szöveget.

Fontos a jó kezdés és a jó befejezés. Ami a kettő között van, az előadás típusától függ.

A) Harmonikaszerű felépítés
Bevezetés - a téma felvezetése, a hallgatóság üdvözlése, bemutatkozás (a nevünket többször is mondjuk el)
Agenda, ezután lépésről lépésre haladva 1. pont, 2. pont, 3. pont. A figyelmet a mondandó ütemes előrehaladásával tartsuk fenn.
Következtetés, összegzés és lezárás az agendával összhangban.

B) Amerikai felépítés
A témát egy anekdota illusztrálja. A téma kifejtése további anekdoták (mini-sztorik) mentén történik, ami a mondandó folyamatos ismétlésével erősíti az üzenetet. Nagy szerepet kap a közvetlen tapasztalat.

C) Nyakkendő felépítés
Az okokkal, illetve a probléma gyökerével kezdjük a felvezetést – ez a nyak rész.
Ezután jön a probléma maga – a csomó.
A probléma kifejtésével előkerülnek a lehetőségek – kibontjuk a csomót.
A lehetőségek mélyebb ismertetése teszi ki az előadás nagy részét, a nyakkendő hosszú részét.
A részletes ismertetés után kialakul a megoldás, és javaslatot teszünk a szükséges lépésekre - ez a nyakkendő alsó része, az alsó háromszög.

Pár fontos gondolat

Az üzenetet többször – legalább háromszor – ismételjük meg.

Célszerű egy viccel kezdeni az előadást, de ha a végén az összegzésnél dobunk be egyet, annak nagyobb lesz a sikere (az előadás végén mindenki felszabadultabb).

A téma felvezetésére analógiák a legjobbak. Ha lehet használjunk képeket. A felvezetés rámutat azokra a kulcsfontosságú tényekre, amelyeket az előadás során használunk, és folyamatosan visszautalunk rájuk.

1 slide – 1 gondolat.

Mindegyik oldalnak legyen címe.

Mindig legyen agenda (a főbb pontok listája) és összegzés (megerősíti a végén a főbb pontokat).

8x8 szabály: nem több mint 8 sor, nem több mint 8 szó soronként.

Kulcsszavak és szakmai kifejezések használata (TLA).

Variáljuk az oldalak kinézetét, pl. idézetek, kérdések, grafikonok, szimbólumok.

Amikor egy új slide-ot mutatunk, előbb hagyjunk időt a hallgatóságnak azt megnézni, és csak utána kezdjünk beszélni. A hallgatóság felé fordulva.

Ps. Mennyit veszítünk azzal, hogy egy előadó rossz előadást rakott össze mert jópofa akart lenni informatív helyett, és a szervezők nem veszik komolyan a leadott anyag előzetes ellenőrzését?

Tegyük fel, hogy az előadásra 30-an mennek el.

Az előadás a felvezetéssel, kérdésekkel és kávészünettel együtt 30 percet vesz el a résztvevők életéből.
Tegyük fel, hogy egy informatikus munkáját EUR 50 órabéren lehetne eladni – ha nem előadáson ülne.
Az előadáson 30 informatikus ül fél órán át, tehát EUR 750, vagyis 210 000 forint veszteség ért.

Ha feltesszük, hogy 3 előadás van (3*30 perc) plusz 60 perc a közlekedés, akkor 1 050 000 forint veszteségről beszélhetünk.