Avagy miért rossz az alultervezés.

Avagy miért rossz az alultervezés.

Kis cégek tipikusan alultervezik a munkához szükséges erőforrásokat. Bocsánat, pontosítok: az ügyfél felé korrekt becslést adnak, de amikor a kivitelezésre kerül a sor, akkor a szükségesnél kevesebb embert vetnek be.

Tipikus kisvállalati hozzáállás, hogy van mondjuk egy megrendelés amit fél év alatt kell leszállítani 4 embernek, akkor ugyan ott a 4 ember, de a megrendelésen felül még supportálni kell az előző szoftvert egy másik ügyfélnek, plusz ha beesik egy 1 emberes megrendelés akkor azt is ugyanezek a kollégák fogják csinálni ugyanezen időkereten belül.

(Megtörtént eset: project review, felrajzoljuk a táblára az ütemtervet, határidőket, ki mit csinál. Amikor ez kész, akkor letöröljük a táblát, felrajzoljuk a MÁSIK projektet, ahol hasonló határidőre hasonló ütemterv szerint felírjuk UGYANAZOKAT az embereket. Viccesen annyit mondtam, hogy ez egy párhuzamos idősík.)

Az erőforrások szándékos alultervezése érthető: a kis cég úgy csinál profitot, hogy kisajtol mindent a munkatársakból – egységnyi munkát kevesebb erőforrással, tehát olcsóbban állít elő.

Ezzel szemben a nagy cégek felülterveznek. Ami alatt azt értem, hogy van jó sok ember, a projekt költségvetése eleve jelentős tartalékokkal rendelkezik. És ha megcsúsznánk a munkával, akkor lehet kérni segítséget (azaz plusz erőforrást). Arról nem is beszélve, hogy a szakemberek, a menedzserek, az infrastruktúra az mind „ingyen van”.

A tipikus nagyvállalati tervezés úgy néz ki, hogy mondjuk a projekthez kell 4 ember, jó akkor számoljuk 4 igen tapasztalt ember árával, nem is inkább legyen 5 ember biztos ami biztos. És utána ebből a becslésből nem húzunk – ha jut rá pénz akkor a projekt elindul, ha nincs rá elég pénz akkor inkább jövőre.

Miért nem tervez a nagyvállalat hatékonyan, miért nem vág bele egy projektbe kevesebb erőforrással?

Mert a projektek stratégiai célokat szolgálnak, és ha nincs elég erőforrás, akkor a projekt sikere nem biztosítható. Márpedig ha a cél veszélybe kerül, akkor nincs is értelme elkezdeni dolgozni.

A nagyvállalatnak fontos, hogy azokat a stratégiai célokat elérje – ez és csakis ez számít.

A fentiek alapján úgy tűnik, hogy a nagyvállalat megfelel a klasszikus sztereotípiának: kétszer annyi ember négyszer annyi pénzért előállítja azt, amit a kicsi de hatékony kkv fele annyi idő alatt.

A kép azonban csalóka. A két módszer között aprónak tűnő de lényegi eltérések vannak.

A legfontosabb eltérés, hogy a nagyvállalat felültervezett projektje ütemterv szerint határidőre elkészül. Nem mindig, de az esetek nagy részében. Hiszen van elég idő és erőforrás. Emiatt mindenki nyugodt, nem kell a határidőt elérve válságértekezletet tartani és áttervezni a projektet. Nincs szükség fenékberúgós megbeszélésekre és nem kell földig alázni a fejlesztőket.

A kkv-k ugyanis nem veszik bele a képbe, hogy a késedelmes projekt az plusz költség. Jelentős plusz költség. A projekt újratervezése időt és energiát visz el, amit érdemi munkára is lehetett volna fordítani. A megvásárolt alapanyagokat raktározni kell. A lefoglalt termet ki kell fizetni.

Arról az eshetőségről nem is beszélve, hogy a késedelem miatt az ügyfél esetleg elsétál, és nem fizet egy petákot se.

Innen nézve már pont a kkv stratégiája tűnik költségesnek: ha sikerül határidőre szállítani akkor megnyerte a kevesebb erőforrás jelentette pénzt, de ha megcsúszik – és minél inkább alultervez annál inkább csúszni fog – akkor az nagyon drága mulatság lesz.

Ebből a helyzetből adódik a következő probléma. Az emberek olyan munkahelyet szeretnek, ami kiszámítható, ahol sikerélményük van (például sikerül határidőre szállítani) és ahol nem rúgják őket fenékbe azért, ami nem az ő hibájuk. Az alultervezett projektek vidékéről mindenki menekülni fog és évente kell új munkatársakat szerezni – a multinál viszont számíthatnak arra, hogy a beosztottak 10-15-20 évig is ott maradnak.

Ami tovább fogja erősíteni azt, hogy a kkv fiatal amatőrjei megcsúsznak a határidővel, szemben a multinál dolgozó tapasztalt veteránokkal.

A harmadik dolog a megbízhatóság. Egy nagyvállalatnál a túltervezés és az erőforrás tartalékok miatt biztosak lehetünk benne: a munka határidőre el fog készülni. Az ügyfél számára a bizalom fontos. Elhiszi-e hogy az üzleti partnere tud-e szállítani, vagy sem.

Amikor azt látja, hogy a kkv agyonhajszolt fejlesztői már az idegösszeroppanás szélén állnak, akkor kétszer meg fogja gondolni a következő rendelést, függetlenül attól, hogy az előző szoftver jó lett-e.

Összességében tehát azt látni, hogy még rövid távon is kockázatos az erőforrások alulbecslése – gyakorlatilag orosz rulett a projekttel és az emberek életével.