ITÉlet

Hogyan lehet 8 óra alatt 16 órányi munkát elvégezni?

Tipikus vezetői probléma – különösen fiatal vezetőknél – hogy rengeteget dolgoznak, és valahogy mégse haladnak annyit, mint mások. A munka mennyisége olyan, hogy napi 8 órába nem fér bele, a túlórázást pedig csak egy ideig lehet csinálni.

Mi hát a megoldás, hogyan lehet 16 órányi munkát 8 óra alatt elvégezni?

A megoldás nem az időgép, hanem az, hogy jobban kell a munkát és az időt beosztani.

Az a cél, hogy a rendelkezésre álló munkát elvégezzük a rendelkezésre álló idő alatt úgy, hogy közben megtaláljuk az egyensúlyt munka és magánélet, vezetői szerep és végrehajtói szerep között. Az egyensúly természetesen azt jelenti, hogy a szükséges időt szánjuk ezen szerepekre, azt az időt megfelelően kihasználjuk – és közben ügyelünk, hogy egyik szerepet sem nyomjuk el a másik rovására.

Na és akkor hogyan lehet megtalálni az egyensúlyt, hogyan lehet 16 órányi munkát 8 óra alatt elvégezni?

A Pareto elv alapján: az idő 20%-ában elvégezhető a munka 80%-a. A munka maradék 20%-a viszont fel fogja emészteni az idő 80%-át. Tehát koncentráljunk arra a részre, amit gyorsan el lehet végezni. Osztályozzuk és osszuk be a munkát!

Milyen elven lehet osztályozni a munkát?

Meg kell vizsgálni, hogy mi fontos és mi sürgős.

1)    Fontos és sürgős

Ilyenek például a krízishelyzetek, a sürgős határidők, vagy egy fontos ügyfél kérés. Ezeken a feladatokon kell MOST dolgozni.

2)    Fontos de nem sürgős

Mint például projekt terv készítés, elemzés, kapcsolatépítés vagy önképzés. Ezen feladatok végrehajtására kell egy TERVET készíteni, és majd a jövőben dolgozni rajtuk (feltehetőleg akkor, amikor a fontos-sürgős elfogyott)

3)    Sürgős de nem fontos

Például telefonhívások, emailek, kollégák kérései, meeting-ek, vagy report-ok elkészítése. Ezek azok a feladatok amiket úgy érezzük hogy most azonnal dolgozni kellene rajtuk – pedig várhatnak. Ha engedünk az érzéseinknek és ezeken dolgozunk, akkor folyamatosan stresszelni fogunk és nem lesz tökéletes az életünk. Ha csak a sürgős dolgokkal foglalkozunk, akkor valójában csak rövid távon dolgozunk, a hosszú távú feladatok a körmünkre égnek és ránk borulnak.

A sürgős de nem fontos feladatokat DELEGÁLNI kell a beosztottaknak. Több okból is. Egyrészt mert ha ezeket delegáljuk, akkor a fontos feladatokra fog idő jutni. Másrészt pedig a beosztottak számára motiváló lesz, ha sürgős – és számukra fontos – feladatokat kapnak. Ha hibáznak, még mindig lehet javítani, hiszen ezek nem fontos feladatok (számunkra nem fontosak).

4)    Nem fontos és nem sürgős

Mint például pletyka, spam, csevegés, nem munka célú email írás. Ezeket kell elkerülni tudatosan, hogy az 1-2-vel töltsük az időt. Persze az lenne az ideális állapot, hogy az 1-2 feladatok elfogynak, a beosztottak elvégzik a 3-ast, és akkor jut idő a 4-esre is.

Tehát itt nem másról van szó, mint priorizálni kell a napi feladatokat, majd a prioritás alapján eljárni.

Nyílván ahhoz, hogy ez sikerüljön, ahhoz szükség van arra hogy

-       Legyen elegendő számú beosztott

-       A beosztottakat képezni kell annyira, hogy képesek legyenek önállóan végrehajtani a „sürgős de nem fontos” feladatokat

Az egésznek a kulcsa a tervezés és a delegálás. Ez utóbbi – a delegálás – szokott nehezen menni.

Mit kell delegálni?

-       Amit nem nekünk kellene elvégezni, csak megcsináljuk mert szeretjük csinálni vagy mert mindig is mi csináltuk

-       Amit más jobban meg tud csinálni

-       Amit a beosztottaknak meg kellene tanulni megcsinálni (típushiba: nem adok neki feladatot mert nem tudja megcsinálni, de ha nem kap feladatot akkor soha nem tanulja meg)

Miért kell delegálni?

-       Mert növeli a csapat hatékonyságát

-       Növeli a motivációt

-       Fejleszti a képzettségeket

-       Javítja a feladatok eloszlását a csapaton belül (típushiba: van egy hangya típus a csapatban aki minden feladatot magára ránt és megszakad, a tücsök nem ránt magára semmilyen feladatot és vígan elvan)

Jó, jó, ez az elmélet, de ugye a gyakorlatban mindig történik valami ami megzavarja a fentebb vázolt csodálat elképzelést, pl csörög a telefon, jön egy kolléga és kérdez vagy segítséget kér, jön egy email, hirtelen beesik egy nem tervezett meeting.

Éppen ezért kerülni kell a megszakításokat, illetve megfelelően kezelni őket.

-       Nem kell mindent elvállalni, pl „bocsánat de most nincs időm” vagy „ilyen rövid határidővel nem tudok erre a meetingre elmenni”

-       Későbbre halasztani, pl. „most nem érek rá de 2 óra múlva beszéljünk”

-       Határt szabni neki, pl. „most nem érek rá de max 2 percet tudunk beszélni”

-       Delegálj, pl. „nem érek rá, kérdezd inkább Pétert”

-       Alkudj, pl. „nem tudok annyit segíteni amit szeretnél de átküldök pár dokumentumot amik alapján elindulhatsz”

Ha megszakítás nagyrészt a beosztottaidtól jön, akkor valamit rosszul csinálsz. Vagy nem képezted ki őket rendesen és ezért jönnek kérdésekkel, vagy nem adtál nekik elég szabadságot hogy önállóan megoldják a problémákat.

A megszakításokon túl a gyakorlatban az időgazdálkodás azért nem működik, mert a feladatokat nem fontosság szerint osztályozzuk, hanem aszerint, hogy mivel SZERETNÉNK foglalkozni. A kettő különböző. Sokszor olyan feladatot kell megcsinálni, amit nem szeretünk – de akkor is meg kell. Különben baj lesz belőle.

-       Bonyolult feladatok

-       Nagyon nagy feladatok – azt se tudom hol kezdjem

-       Nehéz/nemszeretem emberekkel kell együtt dolgozni

-       Nem tudom mit kell csinálni a feladattal

-       Nincs a konfortzónámban

Hogyan lehet ezeket leküzdeni?

-       Kisebb feladatokra bontani

-       A nap elején nekiugrani, amikor még friss az elme

-       Segítséget kérni – sose félj segítséget kérni

-       Jutalmazd meg magad amikor kész