Tudom, hogy mostanság a magyar kkv-knak, IT beszállítóknak már nem az a kulcskérdés, hogy szereznek-e új ügyfelet, hanem az, hogy a meglévők fizetnek-e, és hogy fizetnek-e időben. Erről a kérdésről szeretnék most írni, mégpedig a multi oldaláról nézve.

Tudom, hogy mostanság a magyar kkv-knak, IT beszállítóknak már nem az a kulcskérdés, hogy szereznek-e új ügyfelet, hanem az, hogy a meglévők fizetnek-e, és hogy fizetnek-e időben. Erről a kérdésről szeretnék most írni, mégpedig a multi oldaláról nézve.

Mint multinál dolgozó informatikai menedzser, vannak beszállítóim, van magyar beszállítóm, tehát konkrét élményeket tudok megosztani. Illetve le tudom írni, hogy a cégünknél a többi menedzser hogyan kezeli, hogyan fizet az ő beszállítóinak.

Személy szerint én nagy hangsúlyt helyezek az üzleti kapcsolatra és a formális folyamatokra. Az üzleti kapcsolat ugyebár két fél megegyezése, ahol az IT cég szolgáltatást nyújt, a multi pedig fizet érte. Néha adódnak helyzetek, ahol az IT cégnek az előre tervezettnél rugalmasabban kell egy picivel több munkát végeznie. Ezért cserébe igyekszek a szolgáltatást számukra megkönnyíteni azzal, hogy az ügyfél oldalt rendben tartom, és a számlákat pontosan fizetem.

A kötött átadás-átvételi folyamatoknak is pont az a célja, hogy a kkv pontosan lássa, mit kell mikor nyújtania, és ezért mikor kapja meg a pénzét. Nyilván ez egy kétoldalú dolog: egyrészt szeretném, ha én mint ügyfél maximálisan védett legyek, de ezzel együtt a kkv is biztos legyen abban, hogy ki lesz fizetve.

Mint multi, adott esetben elég sokat fizetünk egy-egy kkv-nek ahhoz, hogy mi vagyunk a legfőbb ügyfelük. Azon szorgalmas és tehetséges mérnökök, akik ott dolgoznak, és napi szinten a rendszereinket, adatainkat kezelik, ők abból kapják a fizetésüket, hogy mi időben utaljuk a pénzt. Ha nekiállnék szórakozni a számlával, és mondjuk elég sokáig nem fizetnék, akkor a kkv tulajdonosa nem tudna fizetni az embereinek, és mindenki elég szomorúvá válna. A szolgáltatás színvonala biztosan esne, illetve azt venném észre, hogy a mérnökök már egy egész másik ügyfél projektjén szorgoskodnak – mert valamiből meg kell élniük.
Tehát hosszú távon az én saját érdekem a beszállítóim rendes kezelése.

(Láttam már olyan projektet, ami elég sokáig tartott (1-2 év), és a beszállítók csak a teljesítés után egy összegben kapták meg a pénzüket. Ennek az lett az eredménye, hogy a kkv-k a napi működésüket más munkákkal finanszírozták, vagyis kvázi a fő projektjükkel csak hulladékidőben tudtak foglalkozni.)

Amiről még beszélni szeretnék, az az éves költségvetés. Ami benne van a költségvetésben, arra van pénz, ami nincs benne, arra nem tudok fizetni. Ezért mindig a leges-legelső dolog annak az eldöntése, hogy ki fogja fizetni az informatikai projektet, és hogy van a költséghelyén pénz. Amíg erről nem bizonyosodtunk meg, addig felesleges bármit is csinálni. Ha pedig van, akkor bátran neki lehet vágni.

Mindez azt jelenti egy kkv számára, ha a multi elkötelezte magát egy projekt végrehajtására – még ha csak szándék szinten is – de ez azt jelenti, hogy valahol félre lett rakva a pénz, tehát a kkv ki lesz fizetve. Elvileg. A gyakorlati megvalósításhoz meg kell ugrani néhány adminisztratív akadályt. Ahhoz, hogy időben tudjak a beszállítóimnak fizetni, bizony meg kellett tanulnom a beszerzési folyamatot, a számla útját a cégen belül, a kiskapukat és azt, ki miben hozhat döntést.

Aki nem tanulja meg a folyamatot, és nem tartja rajta fél szemét a számlákon, azzal simán elfordulhat, hogy valami elveszik a rendszerben. Ugyebár a számlákat szoftver kezeli, amit emberek írtak, és ami szokott hibázni. A könyvelő lányok és a kiszervezett helpdesk tovább bonyolítja a kérdést. Az a lényeg, hogy a beszállító küldi a számlát, az bekerül a rendszerbe, aztán valahol elveszik. Nem tréfálok.

Ahhoz, hogy a számla ne vesszen el, mindenféle kódjeleket kell ráírni, például hivatkozni kell a beszerzési számra, a költséghelyre, vagy valamilyen jóváhagyási számra. Ha ezek rendben vannak, akkor is előfordulhat, hogy a könyvelő leányzó elüt valamit, és Kovács Péter (IT) helyett Kovács Pálnak (Sales) küldi a számlát. (Mondanom sem kell, Pálnak gőze se lesz a számláról, és nem is csinál vele semmit)
Az pedig a valóság, hogy a kkv vezető nem nagyon szokott bogarászni a számla kiállítással. Amint megjön a multitól a teljesítés igazolás, azonnal remegő kézzel csenget egyet a pénztárgépen, és másnap már nézi is a bankszámlát, hogy megjött-e a pénz.

A gazdasági válság egyik folyamodványa volt, hogy a multik igyekeztek költséget csökkenteni, melynek egyik eleme a számlák kifizetésének adminisztratív megnehezítése.
Rafinált dolog ez! A szolgáltatásra nyilván pont ugyanúgy szükség van, mint a válság előtt. A pénz is jár érte, pont ugyanúgy, mint válság előtt. Viszont a kifizetés jóváhagyásához extra köröket kell futni, mondjuk a túlságosan elfoglalt pénzügyi igazgatóval kell jóváhagyatni valamit. Ha valaki nem ismeri a pénzügyi igazgatót, ha nem tudja ezt az extra kört megfutni, akkor a kifizetés bizony késni fog. A legnagyobb jóindulat mellett is.

A kkv-k egyik panasza az szokott lenni, hogy a multi megrendel valamit, aztán visszalép. Sok esetben erről sem az adott menedzser tehet. Előfordulhat például olyan, hogy látva az értékesítési adatokat, a központ fűnyíróelvű költségcsökkentést hajt végre. Azaz az előre lefixált költségvetés menet közben 5-10-20%-os vágáson esik át. Ilyenkor minden informatikai projekt és szolgáltatás újra mérlegre kerül, és aki könnyűnek találtatik, ott visszamondjuk a megrendelést. Főleg a beruházás-jellegű projektek esetén.
Szerencsére velem ilyesmi nem fordult elő, de mással igen, és cudar dolog.
Kkv-knek tényleg csak azt tudom tanácsolni, hogy az a munka van meg, ahol a szerződést aláírtuk. Ami nincs írásban, az akármilyen biztos ígéret, csak ígéret marad.

Nagyon unfair húzás – én még az ellenségemmel se tenném meg – hogy amikor véget akarunk vetni egy szolgáltatásnak, akkor nem szólunk a szerencsétlen kkv-nek, hanem egyszerűen csak nem fizetünk. Ugyebár nem mondtuk le a szolgáltatást, tehát a kkv azt hiszi, még kell nekünk, és hajt teljes erőbedobással. A megrendelő pedig már tudja, hogy nem fog fizetni, és csak ígérget.
Nyilván mindketten tudják, hogy a szolgáltatás felfüggesztése a legvégső lépés. Normális üzletfelek között, ha valaki a munka beszüntetését akár csak megemlíti, onnantól kezdve vége az üzleti kapcsolatnak. Tehát a beszállító akár elég sokáig is dolgozhat ingyen, mire rájön, mi történt.
És utána nem fog perelni, mert az összeg ahhoz nem elég nagy, hogy megérje pereskedni. Ahhoz viszont elég nagy, hogy leépítésekhez vezessen, esetleg a kkv léte is veszélybe kerüljön.

Mit tehet a kkv? Igazából nem sokat. Nem, nem azért mert a kkv annyira kiszolgáltatott lenne, mint sokan mondják, hanem mert a multi az bizony egy lassú és komplikált mamut. A belső folyamatok lassúak, a döntéshozás komplikált, és ott a belső politikai csatározás. Lehet, hogy maga a kkv mindent megtett, az ajánlat nagyon jó volt, de valamelyik menedzser az utolsó pillanatban meggondolja magát, és borul az egész.