Megfordultam menedzserként a beszerzési folyamatok mindkét oldalán (mint vállalkozó képviselője és mint megrendelő). Mivel ez a magyar kkv-k számára húsba vágó téma, talán tudok mondani egy-két hasznos gondolatot.

Megfordultam menedzserként a beszerzési folyamatok mindkét oldalán (mint vállalkozó képviselője és mint megrendelő). Mivel ez a magyar kkv-k számára húsba vágó téma, talán tudok mondani egy-két hasznos gondolatot.

Már írtam a témában egy félig vicces cikket (lásd A gagyi diadala), de a téma ennél sokkal komolyabb. Már csak azért is, mert a magyar kkv-k tipikusan a vállalkozói oldalon „élvezik” a beszerzési folyamatokat, és mert az IT ipar képviselői is tipikusan szolgáltatók, akik a megrendelő/ügyfél igényeit keresik.

Rögtön a közepébe vágva: úgy érzem, hogy a beszerzésről rengeteg téveszme terjeng. Beleértve saját magamat is – amíg csak mezítlábas fejlesztő voltam, addig azt hittem, a beszerző élete a legjobb: csak elkölti a pénzt. Aztán rájöttem, hogy ez nagyon nem így van!

A vállalkozók sok esetben a beszerzésben ellenséget, a felesleges adminisztrációt és papírmunkát látják. Pedig itt nincs másról szó, mint a megrendelő meg akar bizonyosodni arról, a legjobb szolgáltatást, a legjobb partnert választotta a legjobb áron. A beszerzési folyamat arra hivatott, hogy a legjobb partnert megtaláljuk. Pont ugyanúgy, mint ahogy az ember hosszas utánjárás és megfontolás után vesz házat.
(Azért, mert a beszerzési folyamattal visszaélve azt korrupcióra használják, arról nem a folyamat tehet.)

A közbeszerzést sokan szokták szidni, mint a korrupció melegágya. Nos, a közbeszerzés és a beszerzés – folyamatait és céljait tekintve – ugyanaz. A német multi és a magyar kormányhivatal is nagyjából hasonló lépéseket keresztül vesz szoftvert. A különbség inkább apróságokban van, mint például a kormányhivatal köteles betartani az előírásokat, a multi pedig nem. A multit nem köti semmi (tehát elvileg tárgyalás nélkül kiválaszthatja a legrosszabb ajánlatot is), de pontosan a saját jól felfogott érdeke miatt viszi végig a „felesleges” beszerzési folyamatot.

A nyertes meghatározása értékeléssel történik. Előzetesen rögzített a beszerzés tárgya (azaz mit kell leszállítani), adottak a körülmények, legtöbbször a határidő és adott, ehhez kell ajánlatot adni. Értékelni csak akkor lehet, ha az ajánlatok összehasonlíthatóak, azaz mindenki almára adott ajánlatot, nem pedig az almát hasonlítjuk össze a körtével.
Emiatt minden olyan vállalkozói magatartás vagy megnyilatkozás, hogy mi másképp dolgozunk, vagy másképp gondoljuk megoldani a problémát, eleve kudarcra ítélt.

Már csak azért is, mert a beszerzőket mérni szokták! Pont úgy, ahogy mindenki mást. A beszerző teljesítménye ott fogható meg, hogy a lehetségeshez képest mennyivel olcsóbban tudott mennyivel jobb szolgáltatást találni. Ezért is fogja akarni a beszerző egységes keretbe terelni a pályázókat, hogy azok összehasonlíthatóak legyenek, és kimutatható legyen a beszerző személyes hozzáadott értéke.

Miben különbözök a sima beszerzés az informatikai beszerzéstől? Semmiben. Szoftvertfejlesztést megrendelni nem speciális dolog. Szükség van egy scope-ra, azaz részletes (műszaki) leírásra a leszállítandókról, ütemtervre és árra. A beszerző természetesen nem ért az IT-hoz, de éppen ezért ott lesz mellette valaki, aki el tudja mondani a szoftverrel szemben támasztott igényeket.
Pont ugyanúgy, mintha 100 darab irodai széket kellene megrendelni.

A vállalkozói oldalról sokszor úgy tűnik, hogy a megrendelő nem tudja mit akar, tanácstalan, nincs elképzelése, és az igények menet közben legalább 100-szor fognak változni. A másik oldalon ülve bízvást állítom, hogy ez tévedés. A projektet megrendelő vezető vagy kulcsfelhasználó fejében nagyon is pontosan megvan, hogy mit akar, mire van szüksége, legfeljebb nem tudja jól elmondani. Ezeket az igényeket a fejéből „kinyerni” szintén a munka részét képezi.
Abban viszont biztosan lehetünk, hogy amíg nem kapja meg a fejében lévő elvárásoknak megfelelő szoftvert, addig nem fogja azt elfogadni.

A beszerző nem IT szakértő, viszont a célja érdekében (legjobbat legolcsóbban) kellőképpen nyitott, azaz meghallgatja a vállalkozók érvelését és műszaki elképzeléseit. Ez azt a hamis érzést kelti a vállalkozókban, hogy bármit lehet, csak rá kell beszélni a beszerzőt. Ez téves elképzelés, hiszen bár a beszerzőt szakmai zsargonnal meg lehet etetni, de a céljaiból és a peremfeltételekből nem enged.
Arról nem is beszélve, hogy kérhet segítséget hozzáértő kollégától, és egy pillanat alatt kiderül, hogy a professzionálisnak tűnő műszaki leírás csak halandzsa.

A multi nagy, a beszállító kicsi, amit szabad Jupiternek, nem szabad a kisökörnek. A „harc” valóban egyenlőtlen, de hibás megközelítés a beszerzést harcnak felfogni. A multi lassú és nehézkesen mozog, de van pénze, és szüksége van valakire, aki megoldja a problémáját. A kkv ezzel szemben kicsi, kreatív, agilis, és rendelkezik azzal a szakértelemmel, amivel a probléma megoldható. Alapvetően win-win.

Honnan jön a pénz? A beszerzés megkezdése előtt valaki pénzt ad a projekt megvalósulására – ő a szponzor. A pénzt előzetes üzleti terv alapján, up-front tervezéssel határozzák meg, azaz először adott a feladat, a felelős, aztán jönnek a szükséges erőforrások és a határidő.
Emiatt a szponzor és az ő előzetes elképzelése a leszállítandókról nagyon fontos. És ha vitára kerülne sor, akkor az írásba adott alkuk mentik meg a vállalkozót.

Mi van, ha nyertünk? Szerződés! A jogászok – pont úgy, mint a beszerzők – csak konkrétumokkal tudnak dolgozni, azaz milyen szolgáltatást mikor és mennyiért fog a vállalkozó szállítani. Ráadásul a jogászok sokkal rugalmatlanok, hiszen sablon szerződésekre támaszkodnak.
A szerződések azt a célt szolgálják, hogy vita esetén irányt mutatnak. Tehát egyrészt kényszerítik a vállalkozót a feladat pontos végrehajtására, másrészt a megrendelőt az elvégzett munka kifizetésére.
(Hogy ez nincs mindig így, az egyéni gyengeség eredménye.)