ITÉlet

A PMSZ keretein belül kerül sor egy rendezvényre november 25-én „A projektmenedzseri felelősség feltételei, határai” címmel. A beharangozó cikk már „Hatalom és felelősség a projektmenedzsmentben” címmel jelent meg. Akkor beszéljünk a hatalomról.

A PMSZ keretein belül kerül sor egy rendezvényre november 25-én „A projektmenedzseri felelősség feltételei, határai” címmel. A beharangozó cikk már „Hatalom és felelősség a projektmenedzsmentben” címmel jelent meg. Akkor beszéljünk a hatalomról.

„A projektmenedzseri felelősség feltételei, határai” rendezvényről információk itt: http://www.pmsz.hu/pmi/rendezvenyek/projektmenedzsment-muhely-0

A beharangozó cikk elolvasható itt: http://blog.mfor.hu/projekt/6218.html

Személyes tapasztalatom az, hogy menedzsment körökben – különösen magyar menedzserek körében – a hatalom és a hatáskör fontos téma. Úgy érezzük/érzik, hogy a hatalom minden más (pl. szakmai kompetencia, fizetés, motiváció) fontosabb, az univerzális gyógyír minden problémára. Ha probléma van, annak csakis az lehet a forrása, hogy nincs elég hatalmunk a problémát megoldani.

(Bizonyára ebben a képben szerepet játszik feudális múltunk – a környező országokhoz képest sokkal jobban ragaszkodunk a szigorú alá-fölérendeltségi viszonyokhoz.)

Pedig a projekt menedzser nem hűbérúr. A projekt a nagyvállalati változás eszköze, és természetéből adódóan ideiglenes struktúra: a projekt lezárásával a projekt csapat feloszlik, a projekt menedzser hatalma – bármennyi is volt neki – megszűnik.

A PM legitimitását a Projekt Szponzortól kapja. A Projekt Szponzor az, aki a projekthez pénzt, paripát és fegyvert ad. Ő az, aki hatalmának egy részét ledelegálja a PM-nek, és ő az, aki kulcsfontosságú döntéseket meghoz/jóváhagy. Az igazi hatalom tehát a Szponzoré, ő az igazi hűbérúr a történetben.

Mi a szerepe a Projekt Menedzsernek? Egyszemélyi felelős a projekt sikeréért, az idő-pénz-minőség keretek betartásáért. Ez a dolga.
Nyilván a projektben résztvevő összes csapattag valamilyen mértékben felelős a projekt sikeréért, de nehéz lenne az összes résztvevővel külön-külön egyeztetni. És valakinek el kell látnia a koordinációs, szervezési, ellenőrzési és egyéb vezetési feladatokat.

Tehát a PM alapvetően nem hűbérúr, hanem sokkal inkább egy melós, akinek nagyon is sok dolga van a projektben.

Szüksége van-e a PM-nek hatalomra a feladata ellátásához? Nem feltétlenül, sőt a mátrix szervezetből adódóan a PM-nek feltehetőleg nem lesz 100%-os hatalma a projekt összes résztvevője felett.

Számos olyan pozíció és szervezeti modell létezik, ahol a menedzser nem rendelkezik közvetlenül hatalommal – egyfajta független koordinátorként tereli a projektet a helyes irányba. Erre példa a Relationship Manager pozíció, vagy a Chief Engieer a Toyotánál (aki igazából senkinek sem a főnöke, de mégis ő felelős termékért).

Egy jól működő vállalatnál a különböző emberek egy csapatot alkotnak, közös a céljuk – hiszen ettől vállalat a vállalat. Ha valaki a cég számára fontos, illetve előnyös tevékenységbe kezd, akkor joggal várhat segítségre amikor arra szüksége van. A szerepkörök és a felelősség segítenek megtalálni a megfelelő segítséget – aki nem hatalmi nyomásra segít, hanem szimplán azért, mert ez a dolga.

Az izomból, hatalomból való projektvezetés már csak azért sem működik, hiszen egy nagyvállalatnál több különböző csapattal kell egyeztetni, akiknek nem mi vagyunk a főnöke, de akik keresztbe tudnak feküdni a projekt előtt ha akarnak.

Más a helyzet azokkal a munkatársakkal, akiknek ténylegesen a projekt a munkájuk, akik a projekt költségvetéséből kapják fizetésüket. Az ő főnökük értelemszerűen a PM.

Lehet-e projektet vezetni tényleges hatalom nélkül, bízva a vállalati kultúrában és a pozitív hozzáállásban? A PM igazából sosincs tényleges hatalom nélkül. Ha gond adódna (például a projekt tagok nem látják el feladatukat), mindig fordulhat a Szponzorhoz, vagy fordulhat az adott munkatárs főnökéhez, vagy annak a főnökéhez. A projekt fontos a cég számára – hiszen el lett fogadva a megfelelő szinten, meggyőző ROI-ja van – ezért valahol közös érdek. Biztosan lesz az a vezetői szint, ahol a projektet fontosnak tartják, és lerendezik a nem megfelelő hozzáállást.

De ilyen eszkalációra nem lesz szükség. A hatalmat nem az eszkaláció, hanem az eszkaláció lehetősége adja. Ebből a szempontból a PM fontos ember, és pontosan a megbízatása adja a kezébe a hatásos eszközt a végrehajtáshoz.

(Arról az esetről most nem beszélek, amikor az egyik felsővezető jóváhagyja a projektet, miközben a másik fúrja azt… erről nem a PM tehet…)

De mi van, ha a Project Menedzser kívülről érkezik? A külső ember hátránya az, hogy nem ismeri a dörgést, nem tudja ki kinek a főnöke, hova és hogyan kell eszkalálni, tehát könnyű préda lesz a nagyvállalati dzsungelben. Neki tényleg szüksége lehet arra, hogy kézzelfogható hatalmat kapjon, amibe kapaszkodva el tudja végezni a dolgát. Kívülről érkezve, a dolgokat nem ismerve biztosan felteszi a kérdést önmagában: milyen eszközöket kapok, hogy elvégezhessem a munkámat?

A beharangozó cikk kérdéseket vet fel, ezekre próbálok választ adni:

Komplexebb vagy kockázatosabb projektekhez nincs szükség nagyobb hatalomra. Pontosan a Chief Engineer példája mutatja meg, hogy igen komoly és komplex projektet le tud vezényelni valaki konkrét hatalom nélkül.
Legfeljebb olyan összefüggés van, hogy a komplexebb projektek több erőforrást igényelnek, emiatt a PM hatalma nagyobb lesz.

Csak azok a PM-ek érzik kevésnek a hatalmat, akik nem látják át a dolgokat, például mert kívülről érkeztek, vagy mert konfliktusaik vannak.

A felelősség vállalásnak nincsenek feltételei – a PM felelős a projektért. Ez a PM-ség definíciója.

A projekt többi szereplőinek is van felelőssége, de nyilván ez másrétű és más fajtájú, mint a projekt menedzseré. Ha a projekt megbukik, akkor az minden résztvevőre nézve hátrányos lesz – ha nem is anyagilag, de erkölcsileg vagy a szervezetben való megítélést tekintve mindenképpen.

A felelősségvállalás realitásáért a Szponzor felelős. Végeredményben az ő pénzéről van szó, és a projekt előnyeit/hátrányait is majd ő fogja élvezni. Ha a projekt eleve nem kivitelezhető, azzal a világ legjobb menedzsere sem fog tudni mit kezdeni (szemben a tanácsadók hangzatos ígéreteivel).

Végül azt a helyzetet szeretném megemlíteni, amikor a tulajdonos vagy a Szponzor ugrik be projektet vezetni. A fent leírt szituációkkal szemben ez fordított alapállás: a hatalom adott, de kérdés hogy tud-e projektet vezetni a tulajdonos?
Nos, ez a modell nem nagyon működik. A tulajdonos-projektmenedzser nem fog tudni teljesen a projektre összpontosítani, hiszen a tulajdonosi szerepkör fontosabb. Valójában egy részmunkaidős PM lesz, aki kampányszerűen dolgozik, hogy aztán hosszú időre eltűnjön a projekt életéből. Pont ez az, amit a projekt nem tűr – a PM-re folyamatosan szükség van, a legváratlanabb pillanatokban.
Arról most nem is beszélnék, hogy a tulajdonos mennyire képzett a projektvezetésben – más dolog céget és más projektet vezetni.

Mindez alátámasztja a korábbi gondolatokat: a hatalom és a projektmenedzsment között nincs összefüggés.