ITÉlet

Vagyis milyen gyorsan tud a vállalat elindítani egy projektet?

Vagyis milyen gyorsan tud a vállalat elindítani egy projektet?

A cég egy érdekes jellemzője, hogy milyen gyorsan tud projektet indítani.

Az egyik végletet ugye az képviseli, aki azonnal projektet tud indítani. Csak mondd meg mi kell, aztán ugrunk és megcsináljuk! Tipikusan egy kkv ilyen.

A másik végletet a túlzott bürokrácia jellemez, ahol pusztán a projekt elindítása hosszú éveket jelent. Nem túl jól példa, de az állami megrendelések – különösen a nagy összegűek – ilyenek a maguk közbeszerzési folyamataival és a kényszerű törvényi megfeleléssel.

Nyilván mindkét végletnek megvan a maga oka, hogy miért úgy ahogy: kell a gyorsaság, hogy az igényekre reagálhassunk, vagyis végső soron a piaci változásokra reagálhassunk. Ugyanakkor a megfelelés, az egyeztetés is fontos, bármilyen sokáig is tart, hiszen az egyeztetés nélkül indított projektek biztosan nem fognak határidőre befejeződni (sőt sosem).

Ugyanakkor a végletes megoldás biztosan nem jó egy multinál.
Az azonnal reagáló IT hadosztály jól hangzik – és az IT-sok is nagyon szeretnének így dolgozni – de az azonnali reagálás a legtöbbször a CMMI 0. szintjét jelzi. Vagyis nincsenek folyamatok és nem dokumentálnak. Az ilyen IT szükségszerűen sorozatban produkálja a katasztrófákat.

A mindent alaposan lepapírozó multinál pedig a háttérbe szorul a munkavégzés a mindenekfelettálló „policy” istenség imádása közben.

Ideális esetben a nagyvállalat valahol a kettő között van. Nagyon jó kérdés, hogy hol, és hogy hol van az a bizonyos arany középút.

A kérdés összefügg a CMMI érettségi szinttel. Alacsonyabb érettségi szinten az eredmény és a munka hangsúlyos, magasabb szinten a folyamat és a szervezet. Itt ismételten megjegyzem, hogy a CMMI érettségi szint nem azt jelzi, hogy a cég mennyire jó vagy mennyire sikeres. Alacsony szinten is lehet nagyon sikeres egy vállalat, illetve az 5-ös szintű is lehet katasztrofális.

A következő tényező a globalizáció, azaz mekkora piacot, mekkora felhasználói/ügyfélkört kell kiszolgálnia. Ha a kérdéses vállalat kizárólag egy adott országban van jelen, akkor sokkal rugalmasabban és gyorsabban tud projekteket indítani, mint egy regionális cég. Például egy magyar piacra dolgozó magyar cég gyorsabb és rugalmasabb, mint egy közép-kelet-európai piacra dolgozó cseh cég.

Ugyanez a helyzet, ha egy regionális céget hasonlítunk össze egy európaival, vagy ha egy európai céget hasonlítunk össze egy globális anyavállalattal.

Számít-e a projekt mérete, azaz hogy hány embert kell koordinálni? Valahol nyilván számít, de meglepő módon ez nem annyira fontos. Vannak kis projektek, ahol a csapat néhány fős, és mégis minden lassan megy. Vannak nagy projektek, amik sokszereplősek, de pörög. A kettő között a PM személye a különbség. Nagy projektre erős PM-et raknak, aki tudja kezelni a méreteket. Kis projektre meg gyenge PM kerül, aki tétova és nem nyomja az embereket.

Próbálok tényszerűbb lenni, és konkrét számokat hozni.

Ismerek olyan multit, ahol egy projekt el tud indulni 5 hét alatt.
Az 5 hét onnan indul, amikor a pénz megvan, és a projekt szponzor azt mondja, hogy csináljátok, illetve odáig tart, amikor a Projektindító Dokumentumot mindenki jóváhagyta, a projekt csapat meghatározásra került, a költségvetés és ütemterv elkészült, vagyis amikor ténylegesen neki lehet esni a munkának.

Ez az 5 hét persze a minimum, az átlag ennél több.

Ismerek olyan multit is, ahol 5 hónapnál rövidebb idő alatt nem indul el semmi, ahol 5 tanácsadó készít 90 oldalas prezentációt arról, hogy mi ez a projekt és mik a keretei.

Mi a legjobb gyakorlat, mi a legjobb út?

Mivel itt minden arról szól, hogy az ügyfél, a belső ügyfél milyen gyorsan kap jó megoldást, ezért a kevesebb a jobb. De minél nagyobb a piac, annál több előkészítésre van szükség. És persze minél rövidebbre próbáljuk fogni a tervezést, annál nagyobb az esélye, hogy valami kimaradt.

Próbáljuk meg megtalálni a leggyorsabb, legrugalmasabb előkészítést úgy, hogy közben minden szükséges érintett be lett vonva, minden fontos kérdés át lett beszélve és meg lett válaszolva.

Cégen belül érdemes összehasonlítgatni, ki milyen gyorsan csinálja. Igaz ugyan, hogy a projektek eltérőek, az egyik alma a másik körte, de azért mégiscsak ki fog alakulni egy cégre jellemző átlag, és ehhez lehet viszonyítani.

Lehet-e gyorsabban elindítani egy projektet, mint ami a cégre jellemző. Ha az ember pontosan tudja mit csinál, és szorosan fogja a gyeplőt, akkor igen. De a gyorsabb előkészítés nem jelentheti azt, hogy bármi is kimaradt!

Garanciát jelent-e a sok tanácsadó? Az nyilvánvalóan segítség, ha valaki fogja a kezünket, előkészíti a dokumentumokat, összegyűjti az adatokat, illetve koordinálja a résztvevőket. De a projekt előkészítése a cég belső működésének ismeretét feltételezi, tehát külső tanácsadó csak egy bizonyos szintig tud segíteni. Elsősorban akkor érdemes tanácsadót bevonni, ha a projekt maga különleges szaktudást igényel (pl. egy alapvetően .Net-et használó IT osztályon JAVA projektet indítanak). Ha ezen felül árasztjuk el a projektet tanácsadókkal, akkor elveszítjük a rugalmasságot.