ITÉlet

Definíció szerint a projektmenedzsment az egy unalmas, folyamat-alapú módszertan, ahol csak végrehajtjuk a tervet. Tényleg unalmas-e az ilyen munka?

Volt a Linkedin-en egy kérdésfelvetést követő beszélgetés arról, hogy a projektmenedzser munkája az kreatív-e, illetve hogy szüksége van-e a projektmenedzsernek kreativitásra. Sajnos ez már régen volt, felírtam a témát de elfelejtettem a linket, ezért nincs hivatkozás.

A téma viszont megér egy cikket – ezért is emlékszek rá.

Alapvetően a projektvezetési munka az merő adminisztráció és bürokrácia. A menedzser „csupán” annyit tesz, hogy végrehajtja a tervet. Nem, nem a menedzser dolgozik, hanem a mérnökök – a menedzser csak megkérdezi őket, hogy „are we on track?”

Az eredmény függvényében pipálja a feladatot, esetleg ha nem készült el időre akkor belefirkál a tervbe.

De persze az is lehet hogy ezt sem a menedzser kérdezi, hanem a projekt asszisztens. És csak a report-ot küldi el.

Meeting-ek és report-ok. Szóval a menedzser munkája csupa unalom.

A projekt indítás és tervezési fázisa azért egy kicsit izgisebb. Ott még nincs terv, ki kell találni hogyan fog elkészülni a termék.

Sajnos a tervet igazából nem a PM csinálja, hanem a szakértők. Ők mondják meg, milyen feladatok lesznek, mennyi ideig tartanak és mikorra lesz kész. A PM csak kérdez, és összesíti ezeket a válaszokat egy tervben.

Azt, hogy mikor mit csináljon a menedzser, azt sem neki magának kell kitalálnia. Azt már kitalálták mások, jóval korábban, jó sokat dolgoztak rajta, az egészet pedig összecsomagolták egybe és tálcán nyújtották át mint módszertan. A módszertan adott, a legjobb gyakorlatok ismertek, nem kell feltalálni a spanyolviaszt.

A módszertant a helyi Project Management Office már biztosan feldolgozta, és a PM-et előzetesen kiképezték használatára – különben oda se engednék dolgozni.

Ha pedig valamilyen különleges helyzet adódik – ne ess pánikba, jön a PMO és segít! Nem kell kitalálni semmit, nem kell éjszaka álmatlanul forgolódni hogy mi legyen a projekttel.

Tehát elvileg – ha a PM jól végzi a munkáját – minden jól megy, minden a terv szerint halad, és minden unalmas. Fikarcnyi kreativitásra vagy problémamegoldásra sincs szükség!

Ennek ellenére a projektvezetők többsége úgy érzi, ő bizony kreatív munkát végez. Ugyanez tükröződött vissza a LinkedIn hozzászólásokból.

Miért érzik ezt a PM-ek, amikor valójában a munkájuk nem kíván meg kreativitást?

Ennek sok oka van. Kezdjük az elején.

A projektvezető projektet vezet. A projektnek van eleje és vége. Azaz a munka véget ér egy adott ponton – ami lehet pár hónap vagy akár 2 év is. Utána megy egy másik projektre, ami BIZTOSAN valami más lesz. Tehát a PM mindig valami mást csinál. Ezért úgy érzi, ő kreatívabb (vagy kreatívabb munkát végez) mint mondjuk egy helpdesk-es, aki ugyanazt a folyamatot követi évekig (vagy amíg meg nem unja és felmond).

A másik dolog, hogy a PM-es sok esetben nem csak adminisztratív menedzserek akik erőforrásokat és költséget menedzselnek, hanem egyben szakmai vezetők is, akik a projekt termékét tekintik elsődlegesnek, és nem a terv végrehajtását.

Például egy szoftver fejlesztési projektben a vezető nem csak végrehajtja a fejlesztési feladatokat, hanem azt is nézi, hogy a szoftver milyen funkciókkal rendelkezik, hogyan fogják azt a felhasználók használni, illetve milyen felhasználói élményt/értéket ad. Ilyen értelemben a PM-nek rengeteg tere van kreatívnak lenni és jobb szoftvert készíteni – persze nem a módszertan szintjén, hanem a műszaki megvalósítás szintjén. Mint ahogy a kőműves mester se a tervrajzot nézi, hanem a kész házat.

A harmadik dolog, hogy bizony a projekt velejárója a változás. A világ változik. Különösen egy hosszú lefutású nagy projekt esetén a komplexitásból adódóan biztosan lesznek változások, problémák, vagy bármi más váratlan események. Ezeket le kell kezelni ott és akkor, visszaterelni a projektet az útra, és gondoskodni róla, hogy mindenki elégedett legyen – és a projekt elkészüljön határidőre.

A negyedik dolog az, hogy sok PM sajnos nem végzi jól a munkáját. A projekt teljesen unalmas lenne, ha a PM saját inkompetenciája nem okozna problémákat – és ilyenkor a menedzser folyamatos hősies küzdelemként éli meg a saját korlátaival való birkózást. Észre se veszi, hogy nem kellene minden nap megmenteni a világot, ha eleve jól csinálta volna. Sajnos Magyarországon ez a menedzserek nagy részére igaz.

És az ötödik, de talán a legfontosabb dolog: a PM-et az kényszeríti a leginkább kreativitásra, ha a projekt feltételei nem adottak. Nincs elég ember, lehetetlen a határidő, az ügyfél nem tudja mit akar, nincs terv, nincs módszertan.

Saját tapasztalataim alapján, visszagondolva korábbi projektjeimre, sok „izgalmas” projektet éltem át, ahol szükség volt kreativitásra. Olyan problémák megoldására, amik nem léteztek volna, ha van elegendő ember (nem sok, csak annyi amennyivel a terv készült), ha rendelkezésre áll a megfelelő szakértelem, és ha a legjobb gyakorlatokat ismerik.

Ahol ezek a dolgok megvoltak, ott unalmas meeting-ek és report-ok jelentették a napi rutint.