ITÉlet

A belső informatikai szerepe többféle lehet, vizsgáljuk meg ezeket közelebbről.

A belső informatikai szerepe többféle lehet, vizsgáljuk meg ezeket közelebbről.

A Corporate IT sorozatban eddig szó volt magáról a szervezetről, a méretekről, a szervezeti felépítésről, a globalizációról és a változáskérelemről. Most az IT szerepét vizsgáljuk meg!

Az átlagos nagyvállalat számára az informatika csak egy eszköz, egy szolgáltatás, amit a nagyvállalat értékteremtését támogatja. Az ICT szektor természetesen kivétel, hiszen ott az informatika jelenti magát az értéket. A nagyvállalatok többsége nem ICT: olajat, autót, élelmiszert, gyógyszert vagy pénzügyi szolgáltatást adnak el.

Mivel az értéket alapvetően nem az IT teremti, ezért az informatikai szervezet jelentősége sem annyira fontos. A CIO tipikusan a CFO alatt van, betagozódva a „pénzügyi és adminisztratív szolgáltatások” közé. Vagyis a szervezet szempontjából az IT csak egy szervezeti, adminisztratív szolgáltatás. Körülbelül ugyanazon a polcon, ahol a könyvelő vagy a villanyszerelő van.

Sok esetben maguk a felsővezetők is úgy tekintenek az informatikára, mint ahogy a villanyra vagy vízre: amíg van addig észrevétlen és nem fontos, amikor nincs akkor pedig összeomlik a világ.

Maguk az informatikai menedzserek is szívesen maradnak észrevétlenek. Elvégre az IT egy külön világ a maga saját szokásaival és nyelvével. A kívülállókkal való érintkezés mindig probléma forrása. Sokkal egyszerűbb magunkra zárni az ajtót, kevesebb lesz a probléma.

Ez viszont kvázi azt jelenti, hogy a Corporate IT nem lesz több egyszerű beszállítónál. Igaz, hogy speciális helyzetű beszállító lesz, de csak egy beszállító a sok közül. Márpedig ha csak egy beszállító a sok közül, akkor lecserélhető – és le is fogják cserélni.

A 21. században a webes alkalmazások és a kiszervezés világában nagyon sok informatikai szolgáltatást és fejlesztést a cégen kívül is meg lehet oldani. Az üzleti döntéshozókat csak az fogja érdekelni, hogy megoldást kapjanak az üzleti igényeikre, mindegy hogyan és honnan.

Mindez maga után vonja, hogy a passzív, elzárkózó, beszállítóként viselkedő IT osztály jelentősége és költségkerete csökkenni fog, miközben a külső informatikai beszállítók száma és a nekik kifizetett pénz növekedni fog.

Amint az üzleti vezetők rákapnak a külső cégekre, úgy lesznek egyre kevésbé fogékonyak saját IT-juk ötleteire. Árnyék IT osztályok épülnek, árnyék IT költségvetésből árnyék IT projektek futnak.

Azt mondanám, hogy a folyamat öngerjesztő és robbanást okoz, de ez nem igaz, nem okoz robbanást. Ugyanis a külső informatikai cég nem fog tudni olyan minőségben szállítani, mint a belső. A külső cég nem látja át a nagyvállalatot, annak szabályait és működését. A külső projektvezetés mindig lépéshátrányban van a belsővel. Nem azt mondom, hogy mindig ez az eset, de az biztos, hogy egy külső cég nem fog tudni minden projektet levezetni, illetve nem tudja mindig olyan minőségben.

Emiatt az árnyék-IT hatékonysága egyre inkább csökkenni fog. Lehet, hogy az elején még egy külső cég gyorsabban lefejlesztett egy szoftvert, mint a belső csapat, de ha minden feladatot megkapnak, akkor a végén egyre több eset lesz, amikor a külső csapat sokáig dolgozik vagy rosszul old meg feladatokat, amiket a belső IT gyorsan és jó minőségben csinálna meg.

Bizonyított tény, hogy központosított informatikai szervezet esetén az árnyék projektek rontják a legjobban a hatékonyságot, dacára a rövid távú eredményeknek.

Na de létezik másik út is. Az informatikai vezetőknek nem kell feltétlenül elzárkózni, sőt a „beszállító” skatulyán túllépve partnerek is lehetnek.

Mi a különbség a beszállító és a partner között? Ég és föld!

Beszállítónak lenni kényelmes, hiszen meghatározott feladatokat lát el meghatározott pénzért. Szakértő, és ha kérdezik akkor tanácsot ad. A partner viszont a meghatározott feladatokon felül is segít, sőt alkalmazkodik az igényekhez. Nem csak szakértő a saját területén, de érti a másik oldalt is. Nem csak akkor ad tanácsot, amikor kérdezik, hanem mindig, amikor azt látja, hogy az üzleti oldalnak tanácsra van szüksége.

Mondok erre példát. Az IT stratégia és a projektek tipikusan az IT célkitűzésekből erednek. Vagyis az IT osztály olyan projekteket hajt végre, amik az IT tervben benne vannak, amiket az IT vezetők jóváhagytak. A cégen belüli üzleti funkcióknak szintén megvan a maguk stratégiája, célkitűzése és projektjei. A két lista nyilván nem azonos.

Amennyiben az IT osztály „beszállító”, akkor csak a saját listáján lévő projektekkel foglalkozik, a többivel nem. Azonban ha „partner”, akkor tudomásul veszi, hogy az üzlet számára fontos projektek az IT-nak is fontosak kellenek hogy legyenek, és megpróbálja a két listát azonossá tenni.

Összességében tehát a partnerek együtt sírnak és együtt nevetnek. A „partner” IT feladatának tekinti az üzleti célok megvalósítását, abban részt vesz, ahhoz támogatást és eszközöket ad. Látni és érteni kell az üzleti célokat, érteni az üzleti folyamatokat, szót érteni az üzleti vezetőkkel és szakértőkkel. Ráadásul ezen tovább is kell menni: az üzleti célok eléréshez proaktívan tanácsokat adni és terveket készíteni.

Jól látható, hogy partnernek lenni nehezebb feladat, sokkal több munkával jár és jóval magasabb képzettséget igényel (hard skill-eken felül soft skill-ek és üzleti domain ismeret).

Miért éri meg, hogy sokkal több feladatot és kihívást veszünk a nyakunkba?

Számtalan okból nyereséges lesz hosszú távon a partnerség.

Az első és legfontosabb a cégszintű nyereség: ha a belső IT látja el az informatikai feladatokat, akkor az üzletnek nem kell árnyék-IT építésére fordítania idejét-energiáját. Az IT – mint a terület szakértője – mégiscsak jobban és olcsóbban tudja ezt csinálni.

Másik ok az üzleti tudás. Egy külső cég feltehetőleg kevésbé ismeri az adott üzletet és annak folyamatait, mint egy belső informatikus.

A harmadik a projektvezetés – a projekt akkor lesz sikeres, ha megfelelő támogatást és koordinációt kap belülről. Tehát szükség van belső IT projektvezetésre.

A negyedik az érdekérvényesítés. Partneri kapcsolatban odafigyelünk arra, amit a másik mond. Arra kevésbé, amit a beszállítónk mond. A partneri szerepben lévő IT osztály nagyobb befolyással lesz a döntéshozókra és a jövőre, mint a beszállítói szerepben lévő.

A harmadikfajta szerepről nem szeretnék sokat írni: ellenség. Amikor az IT és az üzleti vezetők között kötélhúzás, szkanderezés történik az erőforrások, feladatok, költségkeret és projektek felett. Amikor az IT osztály nem azzal biztosítja létjogosultságát, hogy segít, hanem ellenkezőleg: mivel nem segít, a többi osztályt konstans függőségbe sodorja. Az IT nem partner vagy beszállító lesz, hanem legyőzendő akadály. Ráadásul egy drága akadály.