Most azzal a kérdéssel szeretnék foglalkozni, ami az előző cikkből szándékosak kimaradt: jó-e az nekünk, hogy modern eszközöket használunk a projektvezetés során?

Most azzal a kérdéssel szeretnék foglalkozni, ami az előző cikkből szándékosak kimaradt: jó-e az nekünk, hogy modern eszközöket használunk a projektvezetés során?

Az 1. részt azzal zártam: „… a (projektmenedzsment) szakma ősi, de sokat fejlődött az elmúlt 5000 évben, és tovább fog fejlődni a jövőben.”

Amikor a cikken dolgoztam, az alapvető gondolat a sikeresség volt (lett volna). Arra próbáltam választ találni, hogy a projektek vezetése mennyit fejlődött a történelem során, és hogy ez a fejlődés mit jelent a projekt sikerességére vonatkozóan. Erről azonban nem lehet beszélni anélkül, hogy a hátteret leírjam – ez volt tehát az 1. rész célja.

A cikk megjelenése után megjelentek a témával foglalkozó cikkek mások tollából. Ebben közrejátszhatott az, hogy az 1. rész tudatosan nyitva hagyott kérdéseket, amiket később akartam kifejteni.

Énvezettem írta A "modern" projekt vezetés reakciót, két ponton ellentmondva a cikkemnek. A végét idézném:

„Amit fontos látni, hogy ezt nem a projekt vezetők csinálják. Hanem a szakemberek. Irányítani, könyörögni, büntetni és jutalmazni most is pontosan ugyanúgy kell, mint régen. Grafikonokkal, vagy enélkül, nem ez számít.

Lehet, hogy tényleg itt lenne az ideje, hogy a projekt vezetést, mint szakágat tényleg el kezdjük kutatni és fejleszteni? Még a végén lenne is belőle valami...”

Cservenyák Tamás blogján is született egy írás Haladtunk-e előre 95 év alatt a menedzsmentben? címmel. Szintén idézném a cikk lezárását:

„A felsoroltak felvetnek néhány érdekes kérdést. Ha ezeket már közel 100 éve tudjuk, miért nem cselekszünk így? Vagy meghaladta az idő a fayoli alapelvek valamelyikét? Ténylegesen előrébb vagyunk-e most a hatékony vezetéssel kapcsolatos ismereteinkben?

A későbbi vezetési slágertémák között bizony sok az átfedés a fentiekkel: csapatépítés, megtartás, bevonás, empowerment, a vezető viselkedése, mint motivációs tényező, 5S, Herzberg higiéniás tényezői, goal alignment, specializáció. Ami eltérő, hogy a mátrix és/vagy a projektszervezetekben több főnöke is van az embernek. Valamint az, hogy az egyéni érdek alárendelése a magasabb rendű céloknak legfeljebb a szavak szintjén jelenik meg, a való életben kevésbé gyakori.”

Egyik cikkre sem fogok konkrétan reagálni pro vagy kontra, mert nem érzem magam az igazság birtokosának. Nem egyértelmű, mi az igazság és kinek van igaza. De nem is ez a lényeg. Előkerült egy érdekes elméleti kérdés, amin el lehet gondolkodni és továbbfűzni az eszmefuttatást.

Szóval ami az eredeti cikket kiváltotta, az a szakmai körökben ismert tény, hogy a projektek sikeressége meglehetősen alacsony. A Standish Group évente megjelenő elemzése könyörtelenül rávilágít a tényekre. 2009-ben például csak a projektek 32%-a volt sikeres.

Azt gondolnánk, hogy az új módszerek és elméletek elterjedésével a sikeresség növekszik, hiszen a világ fejlődik. Ezzel szemben a felmérések az ellenkezőjéről számolnak be: a sikeres projektek aránya csökken.

Hogyan lehetséges ez?

Először is úgy, hogy a fenti kijelentés nem igaz. Nem csak az előző évet kell nézni, hanem 1994-től a teljes időskálát, amit például itt megtehetünk. Kiderül, hogy a sikeres projektek aránya 16%-ról indult és eljutott 32%-ra, miközben a bukott projektek 53%-ról 24%-ra csökkentek. Tehát jól látható fejlődés van.

Az is látható, hogy igazából 2000 és 2009 között túl sokat nem változott a sikeresség, nagyjából 30% körül mozgott.

Akkor most mi a helyzet? Szükség van-e módszertanokra, Gantt ábrázolásra, empowermentre vagy 5S-re? Mert ha ezek nem növelik a projekt sikerességét, akkor felesleges erőltetni, nemdebár?

Nos, szerintem az igazság valahol egészen máshol van.

Modern projektvezetés alatt a modern eszközöket, azaz a legjobb gyakorlatok és technikák alkalmazását értem. Feltételezzük, hogy ezek az eszközök jobbak, mint a múltbeliek, tehát az alkalmazásuk növeli a projekt sikerességét: tehát elvileg a modern projektvezető a modern projektvezetési eszközökkel sikeresebb lesz. A modern eszközök évről évre terjednek a szakmai közösségben, tehát elvileg a projektek sikeressége évről évre növekszik.

Jól hangzik, csak nem igaz (mint ahogy a statisztika mutatja). Három ok miatt.

1) Amatőr projektvezetők

Csak ideális világban fordul elő, hogy projekteket okleveles projektvezetők vezetnek, akik folyamatosan képzik saját magukat és napra készek a legjobb gyakorlatokból. A valóságban rengeteg az amatőr vagy félprofi projektvezető. Olyan valaki, aki nincs tisztában az alapokkal, nem kapott semmilyen képzést, egyszerűen csak hozzávágták a feladatot.

Lehet, hogy effektive projektvezető, de saját magát nem projektvezetőként határozza meg. A projektmenedzsment mint szakma vagy mint tudomány nem érdekli. Nem olvas utána, nem megy el tanfolyamra. Sikerességi rátája alacsony.

Sajnos ez van, a PM-ek köre nem egy zárt céh.

2) A spanyolviasz újrafeltalálása

Hiába létezik szakirodalom, hiába vannak tanfolyamok és konferenciák, sok projektvezető egyszerűen nem tartja a lépés a szakmával.

Ők amolyan félprofi menedzserek, akiket ugyan hivatalosan projektek vezetésével bíztak meg, de nem veszik komolyan. A sikerességet saját eszükkel és ügyességükkel akarják elérni a legjobb gyakorlatok helyett. Nem tanulnak, ezért mindent saját maguk találnak fel újra. Ezek a feltalálások megerősítik őket abban, hogy jó úton járnak, ezért nem is fognak legjobb gyakorlatok alkalmazni.

Egy analógiát mondok. Amikor valaki .Net fejlesztővé válik, akkor rögtön a legújabb verziót (4-es) kezdi használni. A projektvezető ezzel szemben mindig legelölről, az 1-es verzióval kezd, és nagyon sok idő lesz, amíg eljut az aktuális 4-es verzióig (ha eljut egyáltalán).

Sajnos az tény, hogy a menedzsereket sok esetben jutalomból léptetik elő, nem pedig tudásuk alapján. Ritka az, amikor valaki tisztességgel bejárja a karrierutat, tehát mondjuk projekt-asszisztensként kezd egy tapasztalt profi mellett, ahol van ideje-lehetősége megtanulni a szakmát.

3) A szakma lényegi kérdéseinek változatlansága

Az 1. részben írtam róla, hogy lényegi kérdések nem sokat változtak az évszázadok alatt. Továbbra is idő-pénz-scope háromszögben gondolkodunk, továbbra is emberekkel kell dolgozni és motiválni őket a feladatok végrehajtására.

A „modernség” tehát nem a lényegi kérdésekre adott radikálisan újszerű választ jelent, sokkal inkább a lényegi kérdéseken kívül álló egyéb problémákra megoldás. Olyan problémákra, amit nem maga a projekt, hanem az adott kor, az adott szokások és adott technológiák jelentenek. Olyan problémákat oldunk meg, amik más korban, más megközelítés mellett nem léteznének.

Mondok egy példát. Projekt tervet lehet kezelni papiruszon, palatáblán, füzetben, szöveges fájlban vagy MS Project-ben. Az MS Project jelenti a legmodernebb választ a kihívásra, de attól függetlenül, hogy hol és miben kezeljük a tervet, a projekt ugyanolyan eséllyel lehet sikeres vagy bukhat meg.

Összességében az látható, hogy a projektmenedzsment szakma fejlődése nincs kellő mértékben kihatással a projektek sikerességére, illetve a fejlődés nem áttörést jelent. A „modernség” nem teljesítményt jelent, hanem a kor kihívásainak való megfelelést.