ITÉlet

Hogyan lehet sikeres egy informatikai kkv, hogyan jusson zöld ágra a multival?

E blog célja, hogy a hazai informatikusokat tanácsokkal és tapasztalattal lássa el. Ezen belül többször is foglalkoztam a kkv szektorral, a magyar IT vállalkozásokkal. Például Tévhitek az ügyfélről, Hogyan lesz versenyképes az IKT szektor? , A kisvállalati és nagyvállalati szoftverfejlesztés összehasonlítása vagy Magyaros cégtörténet.

A cikkeim nagy része a multik világáról szól, hiszen ebben vagyok benne. Nem vagyok vállalkozó, ezért vállalkozásokról nem tudok írni. Viszont az világos, hogy erős kkv nélkül elveszett a hazai IT ipar, ezért most próbálok kimondottan hozzájuk szólni.

Egy olvasói privát levelezés kapcsán merült fel a kérdés: mit tegyen egy kkv ahhoz, hogy az informatikai projektje sikeres legyen? Hiszen a kkv alapvetően mindent megtesz az ügyfélért, ennek ellenére vannak kudarcok.

Előre bocsájtom, hogy a cikk kizárólag a szakmai kérdéseket érinti. Nem foglalkozok az állammal, az adóhatósággal vagy a számlázási kérdésekkel – elismerve azt, hogy ezek legalább annyira fontosak egy vállalkozás túlélése szempontjából, mint a szakmaiság.

Mi kell egy sikeres IT projekthez? Egy jó beszállító és egy jó ügyfél!

Kettőn áll a vásár, és mindkettőnek hozzá kell tennie a maga részét ahhoz, hogy a végén határidőre elkészüljön a munka. Tessék szíves lenni felismerni azt, hogy pusztán az egyik fél egyoldalúan nem fogja tudni sikerre vinni a projektet, ha a másik fél ebben nem partner!

Általában véve igaz, hogy egyik vagy másik fél át tud tolni problémákat a másik oldalra vagy be tud segíteni a másiknak (kinek mi áll érdekében), de ezen taktikák hosszú távon nem működnek. Ha a megrendelő béna és nem ismeri az informatikai projektek természetet, akkor mindegy mennyire tapossa bele a földbe a beszállítóját, abból nem lesz jó szoftver.

Visszafelé is igaz: ha a beszállító nem hajlandó dolgozni (például mert beesett neki egy másik ügyféltől egy nagyobb megrendelés), akkor a megrendelő nem fogja tudni belőle kisajtolni a munkát. Teljesen mindegy, hogy milyen szerződést írtak, vagy hogy kinek mennyire jó az ügyvédje.

A képlet azt jelenti, hogy nagyjából 2 dolgot lehet csinálni:   
1) A vállalkozó a saját háza táján söpröget   
2) Növeli annak a valószínűségét, hogy az ügyfél oldal is jó legyen

Úgy vélem, hogy minden más tényezőnek – körülmények, politika, svájci frank árfolyama, a csillagok állása – nincs jelentősége, mert azok áthidalhatók.

1) A vállalkozói oldal sikeressége

Alapvetően itt arról van szó, hogy a vállalkozás képes legyen az elejétől a végéig végigvinni a megrendelést, és szállítani az előzetes terv szerint.

Azzal sosem szokott gond lenni, hogy a vállalkozó ne tudna vagy ne akarna programot írni. Valamilyen program mindig elkészül. A gond inkább az „egyéb” dolgokkal szokott lenni, mint pl. a minőség, a körítés és a menedzsment.

Az alábbiakban kiemelek néhány típushibát a teljesség igénye nélkül, a listát feltehetőleg hosszan lehetne folytatni.

Kisipari szoftverfejlesztés vs nagyipari szoftverfejlesztés: A kkv-k más módszerek szerint dolgoznak. Lehetnek ezekben kiválóak, de egy multinacionális cégnél egészen mások a körülmények, emiatt egészen más eljárásokat követnek. Lehet, hogy ami kisvállalkozások esetén bevált, az a multinál a bukás kulcsa. Éppen ezért fontos az alkalmazkodás, illetve a multikkal való tapasztalat megszerzése.

A bizalom mindent megold: Minden projekt úgy indul, hogy a megrendelő megbízik a vállalkozójában (különben nem szerződött volna le vele). Ez a bizalom azonban a projekt végére elpárologhat, például mert lecserélték a multi oldalon a projekt gazdáját, vagy mert új kényszerek kerültek elő. Ilyenkor a bizalmon túl az is fontos, hogy a kkv tettei objektíven nézve is helytálljanak.

A projekt kereteinek fel nem térképezése: Az iskolapélda arról szól, hogy a megrendelő az egy konkrét bizonyos személy, és ő mond el mindent (az igényeit) a fejlesztőknek. Ezzel szemben multi környezetben jellemző, hogy a projektben nem csak egy ügyfél van, esetleg a megrendelő és az ügyfél nem azonos személy. Az is lehet, hogy a fejlesztésre bizonyos belső szabályzatok vonatkoznak, amiket a megrendelő elfelejtett közölni a vállalkozóval. Márpedig tudjuk, hogy a törvény nem ismerete nem mentesít annak betartásától! A megoldás az, hogy jó alaposan feltérképezzük az ügyfelet a projekt indulásakor, illetve igyekezzünk olyan ügyfelekkel dolgozni, akiket ismerünk. Ökölszabályként azt mondom, hogy multi saját IT-ja bevonása nélkül ne kezdjünk fejlesztésbe, és a belső IT feltehetőleg a kereteket igen jól el tudja mondani.

Rosszul megírt szerződések: Sajnos rengeteg rossz informatikai szerződés létezik, és ennek nem ritkán a multi az oka. Sok esetben a szerződést jogok és kötelezettségek halmazának tekintik. Ehelyett próbáljunk meg arra rávilágítani, hogy a projektnek valahogyan el kell készülnie, ez nem jogi kérdés. A szerződésnek pusztán a kereteket kell rögzítenie, mégpedig úgy, hogy ne kényszerítse a vállalkozót rossz munkavégzésre – amivel aztán az ügyfél is rosszul jár. Olyan szerződést semmiképpen ne írjunk alá, amit lehetetlen teljesíteni! Az ügyvédeknek nem érdekük az, hogy ellehetetlenítsék a munkát.

Az ügyfélnek mindig igaza van! Igaz, de vannak helyzetek, amikor téved, és akkor udvariasan ellent kell neki mondani. Míg a vállalkozásra általában a hozzáértés jellemző, a multiknál a kompetencia nagyon változó – lehet kiváló de lehet teljesen nulla. Ne kövessük vakon az ügyfél igényeket, mert a szakadékba vezethetnek.

Mi csak azt csináljuk, amit kértek tőlünk, se többet se kevesebbet! Senki se szeret plusz fizetés nélkül többet dolgozni, a valóság azonban az, hogy egy 100%-os teljesítéshez 110%-ot kell letenni az asztalra. Nem elég a munkát elvégezni, de piros szalaggal át kell kötni és ezüst tálcán nyújtani. Fogadjuk el, hogy az elvégzett munka több lesz a tervezettnél, ezért kell tartalékot rakni a tervbe.

Mi értünk az IT-hoz, az ügyfél ne szóljon bele! Az igaz, hogy az átlagos kkv ért az informatikához, de az igazán jó szakemberek a multi közelében szoktak felbukkanni. Ezért nem árt a szerénység. Főleg mivel az átlagos kkv átlagos informatikusa nem biztos, hogy ismeri és alkalmazza az iparág legjobb gyakorlatait.

Minőség, szakmai igényesség. A legtöbb kkv – akikkel találkoztam – elsősorban a megoldásra és a határidőre összpontosít, és nem arra, hogy az a megoldás minőségi is legyen. Nincs minőségbiztosítás, nincsenek szakmai standard-ok, mindenki úgy fejleszt, ahogy akar. Márpedig a látványos bukások abból fakadnak, hogy van ugyan megoldás, csak az nem válik be, vagy nem várt „mellékhatások” lépnek fel. Lassan járj, tovább érsz! Sajnos sok ügyfél úgy tekint a minőségre, mint extra kiadás, amire neki nincs szüksége – de majd lesz, ha összeomlik a projekt.

Pénz, pénz, pénz! Igaz, hogy a vállalkozás a pénzről szól (pénzért cserébe IT szolgáltatást nyújtani a pénzzel rendelkező, de IT-hoz nem értő ügyfélnek), viszont ne szédüljünk meg a nagy pénzek csalóka ígéretétől! A nagy projekttel együtt járó nagy pénzeket könnyű elkölteni, de az oda vezető út – a teljesítés – nagyon hosszú és nagyon keserves.

Bevállalom a lehetetlent is. Az eddigi tapasztalataim alapján ami lehetetlen, az nem is fog elkészülni. Felesleges a fejünket törni „okos” megoldásokon.

Rokonok. Sok vállalkozásra jellemző, hogy abban rokonok/ismerősök dolgoznak, és ilyenkor a teljesítmény nem, csak a személyes kapcsolat számít. Ez az a pont, amikor a szakmaiság meghal.

Gyors, pontos és rendszeres kommunikáció. Igaz, hogy pénzt a projekt végén a teljesítésre adnak, de addig hosszú az út, és sokat kell kommunikálni. Meg kell válogatni, hogy kivel mikor és mennyit – nem biztos, hogy az ügyfél oldali megbízott az egyetlen ember a kommunikációban, és bizonyára az ő élete is egyszerűbb, ha tájékoztatva van.

Kicsi hal vagyok, megesznek a nagyok. Rossz szemszögből nézzük a dolgokat! A nagyoknak is szüksége van a kicsikre, hiszen a nagynak van pénze, de szüksége van bizonyos informatikai feladatok végrehajtására. A kicsinek szakértelme van, amit pénzért elad, tehát keményen dolgozik és rugalmas, hogy azokat a feladatokat végrehajtsa. Kereslet és kínálat találkozása, win-win.

2) Az ügyfél oldal sikerességének növelése

Az ügyfél oldal sikerességéért elsősorban az ügyfél felelős, de a vállalkozó sokat tehet, hogy segítse ebben, hogy fogja a kezét, vagy éppen rákényszerítse arra, hogy a helyes utat kövesse. Éppen ezért a vállalkozóknak azt tanácsolnám, a saját feladataikon túl az ügyfélre is figyeljenek fél szemmel, és szükség szerint avatkozzanak be. Az alábbiakban néhány tippet adok, szintén a teljesség igénye nélkül.

Erős ügyfél, gyenge ügyfél. Az ügyfél vezetheti a projektet erős kézzel, de az is lehet, hogy nem igazán foglalkozik vele. Szakmailag is lehet erős, de az is lehet, hogy nem ért az IT-hoz. A vállalkozó szerepe az, hogy ehhez alkalmazkodjon és kövesse az ügyfelet. Például ha az erős kezű ügyfél találkozik a harcias és kemény vállalkozóval (mindkettő erős) abból baj lesz. Ugyanígy baj lesz, ha az ügyfelet nem érdekli a munka megszervezése, de a vállalkozó sem akar ezzel foglalkozni. A projekt kezdetén fel kell mérni, hogy ki milyen szerepet fog „játszani” és ezeket össze kell hangolni. Célszerűen már a szerződésben tisztázni kell, ki felelős a projektvezetésért.

IT osztály bevonása. Már említettem, hogy az informatikai fejlesztés akkor a legbiztonságosabb, amikor abban a belső IT is részt vesz. Ha ebben a megrendelő nem partner, finoman rá kell vezetni. Pontosan neki az érdeke.

Menedzsment eszközök használata. Sok esetben a multinál a projekt vezetését olyan emberek kapják meg, akik az adott szakterület mesterei, de se projektek vezetéséhez, sem az informatikához nem értenek. Számukra nem árt – némi oktatási jelleggel – megmutatni az alapvető menedzsment technikákat, például projekt terv készítés, rendszeres státusz meeting vagy határidők követése.

Ügyfél oldali erőforrások biztosítása. Nincs projekt ügyfél oldali erőforrások nélkül, mint például információ, a megfelelő szakemberek rendelkezésre állása, elfogadási tesztelés vagy igények specifikálása. Ezeket a feladatokat a munka legeslegelején tisztázni kell, és nem szabad hagyni, hogy az ügyfél feledékenysége miatt ne álljon rendelkezésre. A szerződésben azt is célszerű tisztázni, mi az erre vonatkozó folyamat, és mi van akkor, ha mondjuk az ügyfél nem válaszol egy kérdésre. Ezt annak ellenére fontosnak tartom, hogy az ügyfél oldalon ülök. Sajnos tényleg az a helyzet, hogy mondjuk egy kulcsszakértő nem elérhető hetekig, viszont a véleménye nélkül nem tud haladni a projekt – amiről cseppet sem a vállalkozó tehet, de a csúszást a vállalkozó nyakába varrják (kötbér).

Eredmények felmutatása. Az ügyfél oldali projektvezetőnek nyilvánvalóan elszámolási kötelezettsége van a saját főnökei felé a projekt haladásáról. Ezért fontos az, hogy legyenek kézzel fogható, könnyen érthető leszállítandók, könnyen érthető határidők, legyenek látványos előrelépések, amiket fel lehet mutatni a vezetőség felé mint eredmény. A „jól haladok, hidd el hogy kész lesz” típusú státuszjelentés nem segít.

Igények pontos meghatározása. Talán a legfontosabb sikertényező az informatikai projektben. A vállalkozó próbálja meg segíteni ügyfelét az igények összegyűjtésében, például prototípus építéssel, GUI tervvel, dokumentáció készítéssel, vagy abban, hogy saját maga is érti az adott üzleti domain-t.

Krízis kezelés. Katasztrófák, váratlan helyzetek biztosan lesznek. Ilyenkor szem előtt kell tartani, hogy az ügyféltől érkező „csúnya levelek” csak pánikreakciók. A lényeg az, hogy az ügyfél érdekét – a katasztrófa megoldását – mindig tartsuk szem előtt, akkor is ha ehhez plusz munkát kell végezni.

„Quick and dirty” megoldások megnehezítése. Előfordulnak olyan esetek, amikor az ügyfél rákényszerít gyors, de kockázatos megoldásra. Ilyenkor mérlegelni kell, és lehetőség szerint elkerülni.

Ne áruljunk zsák krumplit. A legtöbb ügyfél úgy szeretne szoftvert vásárolni, mint egy zsák krumplit: kifizet x milliót, és elvárja, hogy ezért a sült galamb a szájába repüljön. Csábító lehetőség (mármint az x millió), de hosszú távon a vállalkozó jár rosszul. Tudatosítani kell az ügyféllel, hogy egy informatikai projekt nem így néz ki, hogy neki feladatai vannak, és hogy a vállalkozónak ismernie kell a projekt hátterét, az átfogó képet. Például ha a projekt több más csapat is részt vesz, akkor szükség lesz a többi csapatok szakértőivel történő közvetlen kommunikációra.

Én problémám, Te problémád. Tévedés, közös hajóban evezünk, csak Mi problémánk van.

Összefoglalás

A vállalkozó tegyen le minőséget az asztalra és teljesítsen. A munka megkezdésétől kezdve törekedjen a bizalomra és a jó kapcsolatra, de ugyanilyen fontos a munka kereteinek kialakítása – ide értve a jó szerződést.

Az ügyfél sajátosságaihoz alkalmazkodni kell, ha szükséges akkor támogatni, ha szükséges akkor megnehezíteni dolgokat. Fontos az ügyfél igényeinek pontos megismerése, de ezen felül meg kell ismerni azokat a körülményeket is, amiket a projekt végrehajtása során figyelembe kell venni.

Mindezeket összegezve kijelenthető, hogy egy már ismert ügyfélnél sokkal jobbak az esélyek sikeres teljesítésre, mint egy új ügyfélnél. A vállalkozó igyekezzen régi ügyfeleit megtartani, az újakkal való kapcsolatát pedig óvatosan felépíteni.