ITÉlet

Praktikus receptek networking-re pályakezdő multi munkásoknak

A kapcsolatépítés fontosságáról már írtam februárban, most gyakorlati oldalról közelítem meg a kérdést: hogyan lehet jó kapcsolatokat kiépíteni egy nagyvállalatnál? Azaz mit csináljon az a menedzser, akit éppen most vettek fel a multihoz?

A legeslegfontosabb a mínusz 1-edik lépés: felismerni és elfogadni azt, hogy kapcsolati hálóra szükség van. A nagyvállalat nagy – a nevében is benne van – és mivel nagy, ezért egyszerű dolgokat is nehezen fogunk tudni elintézni. Ismertségre szükség van, különben belefulladunk a bürokráciába és a tudatlanságba. Hivatalos út mindig létezik, de nem mindig gyors és nem mindig ismert.

Márpedig a főnökünket az nem fogja érdekelni, hogy azért nem tudjuk megoldani a feladatot, mert nem értünk a munkánkhoz, vagy azért nem, mert értünk ugyan, de fennakadtunk egy apróságon. Teljesíteni kell, az eredmény számít. Elintéző emberekre van szüksége a cégnek.

Az ismertség kétirányú: ha ismerem a megfelelő embereket, akkor tudom hova fordulhatok segítségért, ugyanakkor ha ők ismernek engem, akkor nagyobb hatásfokkal fogják megoldani a kéréseimet.

Miután megvolt a -1. lépés, következik a nulladik lépés: felkészülni a kapcsolatépítésre. Szükség van névjegykártyára, megfelelő ruházatra, mosoly az arcunkra, vicces történetekre, laza könnyedségre, közvetlen modorra és egy frappáns bemutatkozó szövegre. Szó sincs spontenitásról, tessék felkészülni és gyakorolni. A bemutatkozó szöveg különösen fontos, hiszen sokszor fogjuk elismételni, és ez adja a legelső benyomást. Tessék otthon összerakni és gyakorolni!

Vicces kis történetek kellenek. Amiket előre végig lehet gondolni, aztán alkalomadtán elpuffantani.

Sok emberrel fogunk találkozni, nagy részüknél el lehet sütni ugyanazokat a paneleket.

Ahhoz, hogy ez jól menjen, lélekben előre extrovertálttá kell válni.

Megvan a felkészülés, megérkeztünk az új munkahelyünkre. Az első lépés az, hogy legyen valamilyen első lépés, valamilyen kiindulási pont. Legyen egy támaszunk, aki majd körbevisz és bemutat, illetve mesél a többiekről. Súlyos hiba úgy kezdeni az új munkahelyen, hogy beülünk az íróasztal mögé (biztos fedezékbe) és próbálunk észrevételek maradni!

Amikor bemutatkozunk, vegyük elő a paneleket (bemutatkozás, mosoly, örülök hogy találkoztunk), és próbáljuk meg memorizálni/leírni, ki hol van és mit csinál. A legjobb az, ha fejben összerakunk egy szervezeti ábrát, ahol a rendezési kulcs az, ki kinek a főnöke.

Az első napon (napokon) jegyzeteljünk sokat, tehát írjuk le mikor kivel találkoztunk, ki mit csinál, ki milyen lényeges dolgot csinál. Vannak, akik saját maguknak szerkesztenek egy szervezeti ábrát. Persze egyszerűbb, ha a cégnél van ilyen – az első nap érdeklődjük meg, és ha van, kérjünk hozzáférést.

Az első körben azokat kell megismerni, akikkel közvetlenül fogunk dolgozni. Ebben feltehetőleg a főnökünk fog segíteni, esetleg maga vezeti a bemutatkozást.

Amint a napi szintű, kulcsfontosságú embereket ismerjük, célszerű tervet készíteni a további, irányított ismerkedésre. Fel kell térképezni, hogy a cég milyen részekből áll, kik lehetnek azok a csapatok, akikkel ha nem is leszünk napi kapcsolatban, de esetenként együtt kell dolgozni vagy szükségünk lehet rájuk (esetleg fordítva). Ezekkel az emberekkel valamilyen megtervezett „spontán” módon össze kell futni és bemutatkozni.

Hogyan lehet „spontán” találkozni számunkra fontos idegenekkel? A legegyszerűbb módja, ha valamilyen megbeszélést szervezünk (a téma totálisan mindegy). Itt szólok, hogy a kapcsolatépítés és ismerkedés szükségszerűen személyes. Egy telefonos bemutatkozás is lehet frappáns, de nem hagy olyan mély nyomokat, mint a személyes kézfogás. A cél minden esetben a személyes találkozó legyen.

Nagyvállalatnál a fontos emberekkel való személyes találkozás szükségszerűen üzleti utat jelent. Éppen ezért utazni kell, és fel kell készülni vendégek fogadására. Az üzleti út tulajdonképpen ürügy, hogy fizikailag a másik országban, a másik irodában legyünk. Fel kell térképezni, hogy mely irodában vannak kulcsfontosságú emberek, és bármilyen ürüggyel de oda üzleti utat szervezni.

Ha már ott vagyunk, akkor biztosan lesz alkalom „véletlenül” összefutni a munkatársakkal és jól bemutatkozni.

A bemutatkozásnál mindig gondoljuk végig (akár előtte, akár utána), hogy kinek milyen haszna származik a kapcsolatból, és célszerű ennek megfelelően kanyarítani a beszélgetés fonalát. Tehát arról beszélgessünk, ki mit csinál és miért fontos a másiknak – a szokásos udvarias fordulatok és vicces sztorik mellett.

Kik a fontos emberek a cégnél, kikkel kell megismerkedni? Alapvető szabály, hogy a barátkozást és a kapcsolatépítést sosem lehet túlzásba vinni. Abból nem lesz bajunk, ha túl sokan ismernek – abból azonban igen, ha túl kevesen.

Azonban a barátkozásban legyen rendszer és legyen terv. A szervezeti ábra, illetve a döntési folyamatok alapján meg tudjuk találni, kivel hasznos jóban lenni, kik lesznek majd a kapcsolati hálónk fontos részei.

A „barátaink” listáját azonban ne csak az alapján válogassuk meg, ki milyen magasan áll. Mint ahogy nekünk, úgy másiknak is van kapcsolati hálója. Kinek több, kinek kevesebb. Meg kell találni azokat az embereket, akiknek nagyobb a kapcsolati hálója, azaz „hub”-ként funkcionálnak, és velük is jóban kell lenni. Minden cégnél vannak „öreg fiúk”, akiknek a véleményét mindig kikérik és akik óriási informális hatalommal bírnak. Na őket meg kell találni és felvenni a barátaink listájára.

Hosszú távon az a cél, hogy mi is ilyen „hub” legyünk, aki megkerülhetetlen és aki része az öreg fiúk klubjának.

Az ismerkedést könnyítendő íme néhány „best practice”:

Tuti témák: hogy vagy?, időjárás, foci, egymás nemzeti válogatottjainak állása (az aktuális magyar csapat helyett sokkal hálásabb téma az Aranycsapat), ki hol nyaralt, közlekedés (üzleti út esetén: milyen volt az út), kivel mi történt mostanában.

Csoki trükk: Ha utazunk valahová vagy ha új állásunk van, okvetlenül vegyünk egy doboz csokit. A csokival körbekínálhatjuk a kollégákat, véletlenül pont azokat, akikkel meg akarunk ismerkedni és/vagy beszélgetni. Olyan csokit kell venni, ami jó minőségű, kellően sok (mindenkinek jut), és nem kell törni. Ha külföldre megyünk, akkor lehet venni magyar vagy osztrák csokit, és így egyben beszédtéma is lesz (elmagyarázni, hogy mi van a dobozban). A csokit mindenki szereti, senki sem fog visszautasítani, és rögtön tudunk beszélgetni is.

Születésnap: Ha születésnapunk van, akkor nyugodtan vigyünk be sütit és/vagy csokit a munkahelyünkre, és kínáljuk meg vele a többieket. Hasonló a csoki trükkhöz. A születésnap trükk esetén arra is vetemedhetünk, hogy kör-email-t küldhetünk egy rövid meghívóval. Nem kell a kollégákat felkeresni, ők jönnek hozzánk.

A kávéautomata: A kávéautomata és a vízcsap az a hely, ahol a kollégák különböző osztályokról találkoznak és pletykálkodnak. Ezeket a helyeket fel kell térképeznünk és rendszeresen, tervezetten arra járni, „spontán” bekapcsolódni egy-egy beszélgetésbe. Én sosem iszok kávét, de felkeresem a kávéautomatát.

Üzleti ebéd: Ha üzleti úton vagyok, akkor nem csak a meeting-eket szoktam megtervezni, hanem az ebédeket is – mármint hogy mikor kivel ebédelek. Ezek kvázi informális találkozóként funkcionálnak. Ebéd közben sok érdekes dologról lehet kötetlenül beszélgetni, személyes dolgokról, amiket egy hivatalos meeting során sosem tennénk. A személyes információk erősítik a kapcsolatot.

Üzleti vacsora: Üzleti út alkalmával, vagy amikor egy munkatársam Budapestre utazik üzleti céllal, üzleti vacsora szervezhető. Az üzleti ebédhez hasonlóan informálós találkozó, ahol személyes dolgokról beszélgethetünk is erősíthetjük a kapcsolatot. Sajnos sok időt vesznek, elsősorban a szabadidőből (a család rovására). Üzleti vacsorára „spontán” elhívhatunk másokat is, például x kolléga meglátogat és elmegyünk együtt vacsorázni, de elhívjuk y és z kollégákat is.

Klikkek a cégnél: Minden nagyvállalatnál kialakulnak klikkek, azaz vér és dacszövetségek, akik egymást védik a többi klikk ellenében. Ilyen szokott lenni például a könyvelés vs marketing összecsapás a hűtő birtoklásáért. Azt a szisztémát követem, hogy az ilyen összecsapásokból – és a klikkekből úgy általában – kihúzom magam. Habár egy ilyen csoporthoz tartozni csábító dolog, számos előnnyel jár, de egyúttal a többi klikk szemében ellenség leszek, ezáltal csökken a „hub” funkcióm. Vagyis jobban járok, ha a hűtőért vívott csatában nem az első vonalban harcolok, hanem én vagyok a békebíró.

Önállósodás: Ha üzleti útra megyünk, ne hagyjuk, hogy valaki megszervezze az egész napunkat – mert akkor nem lesznek szabad órák előre tervezett „spontán” ismerkedésre. Az a legjobb, ha mindent önállóan csinálunk, mert akkor azzal találkozunk és akkor, amikor akarunk.