ITÉlet

Tanulmányút egy konkurens cégnél? – elsőre őrültségnek hangzik, pedig ez a világ rendje.

Tanulmányút egy konkurens cégnél? – elsőre őrültségnek hangzik, pedig ez a világ rendje.

Benchmarking: Benchmarking annak a folyamata, amikor a belső folyamatainkat és mért teljesítményünket összehasonlítjuk más cégekkel és/vagy az iparág legjobb gyakorlataival. – forrás: Wikipedia

Ha valaki vezető, akkor időről időre felmerül a kérdés: tényleg jól végezzük-e a munkánkat, elég hatékonyak vagyunk-e?

Például van egy web-es felület, amit 3 fejlesztővel 4 hónap alatt tudunk megcsinálni. Sok-e vagy kevés a 4 hónap? Lehet, hogy a 3 fejlesztő csak lopja a napot, és igazából 2 hónap alatt is meg lehetne oldani. De az is lehet, hogy túlóráznak, és 6 hónap a valós idő. Az is lehet, hogy nem a fejlesztőkön múlik, hanem a munka megszervezése, a belső folyamataink hagynak kívánnivalót maguk után. Hogyan mérhetjük ezt meg objektíven, mi az igazság?

Az a baj, hogy a csapat teljesítményét és a folyamatok hatékonyságát elsősorban csak a cégen belül tudjuk mérni. Azaz meg tudjuk nézni, hogy előző hónaphoz vagy előző évhez képest jók vagyunk-e vagy rosszabbak. Ez azért nem tökéletes, mert lehet hogy a metrikák javultak, de még mindig nem „world class” a csapat. Illetve az is lehet, hogy a metrikák kissé romlottak, miközben a csapat a lelkét is kiteszi, és a folyamatok tökéletesek.

Vagy összehasonlíthatjuk a saját csapatunkat a cégen belül más csapattal – aki más területen, más technológiával más ügyfél számára, más körülmények között más célokat próbál elérni. Almát a körtével.

Esetleg meg tudjuk kérdezni az ügyfelünket, hogy elégedett-e és jók vagyunk-e? Az ügyfél véleménye mindenképpen fontos visszajelzés, azonban nem fog belőle kiderülni, mennyire vagyunk jók ahhoz képest, amilyen jók lehetnek. Az ügyfél véleménye szubjektív elemeket tartalmaz, ami lehet ugyanannyira túlságosan negatív, mint amennyire túlságosan pozitív. Az ügyfél egyébként is csak az ő igényeihez képest tudja megfogalmazni a véleményét, nincs tisztában az iparági szabványokkal és legjobb gyakorlatokkal.

A kérdés megválaszolásához (jók-e a folyamatok és a teljesítmény) igazából egy megfelelő referencia pontra van szükség. Ha találunk egy megfelelő referencia pontot, ahhoz képest már el tudjuk dönteni, hogy a folyamataink miben jók és miben rosszak, illetve hogy a csapat hatékony-e vagy sem.

A „benchmarking” egy felmérést jelent, ahol keresünk egy külső referencia pontot, és ahhoz képest mérjük, összehasonlítjuk a saját folyamatainkat és munkáinkat.

Mint a wikipedia definícióból kitűnik, kétféle referencia pont létezik:

1) Iparági szabvány

2) Konkurens cég

Benchmarking a szabványokhoz és legjobb gyakorlathoz

Ebben az esetben össze kell gyűjteni az adott szakterületre vonatkozó nemzetközi és hazai ajánlásokat, szabványokat és legjobb gyakorlatokat, és ezzel összehasonlítani a csapat működését.

A munka nagyobb részét azt teszi ki, amíg megtaláljuk és összegyűjtjük a legjobb gyakorlatokat. Praktikus a kézimunka helyett egy tanácsadó céget felkérni az átvilágításra. Olyan tanácsadót kell keresni, aki rendelkezik a megfelelő ismerettel – tehát jobban ismeri a szabványokat, mint házon belüli belső ember. A külső tanácsadó további előnye, hogy képes lesz részrehajlás nélkül, objektívan megfogalmazni véleményét. Kimondottan tanácsadónak való munka, és ez az, ahol igazi tanácsadóra van szükség.

A tanácsadó megbízatása fix időtartamú és fix célú. A munkavégzés során számos interjút készít a csapat kiválasztott tagjaival illetve a vezetőkkel – meg kell ismerkednie a jelen állapottal és az aktuális folyamatokkal. Ezért a munka tisztességes elvégzéséhez szükség van belső támogatásra (időt kell szánni rá).

A tanácsadó nagyon jó arra, hogy felmérje, mik azok a magától értetődő problémák és fejlesztési lehetőségek, amiket még nem léptünk meg, illetve utat mutasson a világszínvonalú munka irányába.

Benchmarking konkurens céggel

A piaci versenyben azonban elsősorban nem az az érdekes, hogy a világszínvonaltól hol és milyen mértékben maradtunk le, hanem az, hogy a konkurenciához képest mik az előnyeink és hátrányaink. Vagyis jó lenne megnézni, hogy a saját iparágunkon belül más cégeknél hol vannak olyan csapatok, amik hasonló munkát végeznek, és ezekkel összehasonlítani. Például egy alkatrész logisztikai rendszereket fejlesztő csapat esetén meg kell keresni másik logisztikai cégeket, hogy náluk kik és hogyan fejlesztenek szoftvert, és ezt használni referencia pontnak.

IT-n belül az a szokás, hogy a saját cégünkön kívül más „nem létezik”, és a konkurencia a „gonosz ellenség”. Ezzel szemben például az autóiparban nagyon is szokás a konkurenciával ismerkedni, összefogni, információkat cserélni. (Vagy ez csak egy szubjektív vélemény, majd az Olvasók megcáfolnak…)

Számos példa van együttműködési megállapodásokra egymással vetélkedő autógyárak között szakmai tanulmányútra, a Toyota története például tele van ilyennel, vagy a Lean terjedése az USA-ban.

Az összefogás logikája az, hogy bár az ügyfélért folytatott harcban vetélytársak vagyunk, de az információmegosztás mindenkinek jó: mindketten lemérhetjük, hogy miben kell fejlődnünk a másikhoz képest. Ez teljesen kétoldalú dolog.

Más részről pedig hiába vagyunk vetélytársak, de az emberek mozognak a cégek között. Simán előfordul, hogy az egyik cégnél dolgozó kulcsember a másik cégnél bukkan fel. Ezért amúgy sem érdemes túlságosan titkolni azt, ami nyilvánvaló.

Hogyan működik a benchmarking?

Meg kell keresni konkurens cégeket és felajánlani a benchmarking-ot. Ez nekik is jó és nekünk is, tehát csak az a kérdés hogy őket érdekli. A bechmarking során NEM osztunk meg üzleti titkokat és üzleti terveket, hanem kizárólag operatív szinten mozgunk: folyamatokról, problémákról és hatékonyságról beszélünk – nagy vonalakban. Semmi több, mint amiről egy konferencián beszélgetnénk ha véletlenül egymás mellé ülünk.

Természetesen olyan cégeket érdemes megkeresni, akiket ismerünk és ahol valamilyen kapcsolat van. Például volt egy közös projekt, vannak ismerőseink a másik cégnél, valamilyen szinten közös cégcsoportba tartozunk, vagy egyszerűen ismerjük egymást egy konferenciáról. A megkeresésnek pontosan meg kell határoznia a célt, tehát hogy pontosan mit akarunk összehasonlítani, milyen szinten, és ez miért lenne jó mindkét félnek.

Ha ez a másik cégnek nem tetszik, akkor nem lesz benchmarking, semmi baj. Egyébként azt vettem észre, az emberek nagyon is nyitottak az ilyesmire, már csak szakmai kíváncsiságból is. Az elején persze mindenki ideges és óvatos, ez normális.

Tegyük fel, hogy a konkurens céget érdekli a dolog. Ilyenkor ki kell jelölni a bechmarking-ért felelős menedzsereket, szigorúan ugyanazon a szinten lévőket, és lehetőség szerint olyanokat, akik ugyanazt a munkát végzik. Szükség van személyes találkozásra, mert olyankor az emberek nyitottabbak, mint egy email vagy egy telefonhívás során.

(Igen, az összehasonlítást menedzserek végzik és nem mérnökök. A menedzserek ugyanis megoszthatnak információt, illetve ők pontosan tudják, milyen információkat oszthatnak meg és miket nem. Például nem lenne ildomos, ha a konkurens cégnél dolgozó mérnökök arról kezdenének sztorizni, kinél mekkora a fluktuáció.)

Az első találkozás célja a bemutatkozás, mind a bechmarking-ban résztvevők személyét illetően, mint a munkájukat illetően. Prezentációkkal kell készülni. Informatikai területen végzett benchmarking során a fő üzleti folyamat, a szervezeti ábra, illetve egy szoftver architektúra lehet a beszélgetés tárgya – természetesen minden elnagyolva. Érdekes téma lehet például, hogy ki milyen technológiát használ. Ez nem üzleti titok, ugyanakkor hasznos beszélgetés kerekedhet belőle.

Interfész specifikációt és részletes terveket nem szabad átadni, nem ez a benchmarking célja.

A szervezeti ábrából kiderül, hogy ki mekkora csapattal mekkora fejlesztést végez. Ha hasonló területeken dolgozó csapatokat hasonlítunk össze, a fő üzleti folyamatok hasonlóak lesznek. Tehát összemérhető, hogy ki mennyi erőforrásból oldja meg ugyanazokat a feladatokat, és ki mennyire hatékony.

A benchmarking után szükség van egy belső összegzésre is: a tényeket/számokat egymás mellé tenni, hogyan dolgozunk mi és hogyan a másik csapat.

A benchmarking célja

Akár így vagy akár úgy, de a bechmarking végén kialakul egy kép a jelen állapotról, és a jelent állapot összehasonlítva a másik csapattal vagy a legjobb gyakorlattal. Ebből egyértelműen adódni fog, hogy mely területeken kell fejlődni és mit. (Ha tanácsadót alkalmazunk, ő külön részletezni fogja javaslatait)

A benchmarking prezentációt célszerű felsővezetői körben bemutatni/megosztani, egyrészt a jelen állapot objektív bemutatása miatt, másrészt pedig támogatást szerezni a megfogalmazott változtatásokhoz. A benchmarking célja ugyanis a fejlődés.