Túl sok az email? Az időd nagy részében levelekre válaszolsz, és emiatt nem tudsz dolgozni?

Túl sok az email? Az időd nagy részében levelekre válaszolsz, és emiatt nem tudsz dolgozni?

Manapság már hallani olyan cégekről, ahol az emailt betiltották, mert káros a munkavégzésre és rontja a kommunikációt. Lásd A cég, ahonnan kitiltották az emailt.

Ahogyan a cikk írta, ez szerintem is csak médiafogás. Az email sosem fog eltűnni, és el is mondom, hogy miért.

Az email eltűnése mellett érvelők 3 dolgot szoktak kiemelni:

1) Nem hatékony, a túl sok email gyakorlatilag spam-ként eldugítja a kommunikációt.

2) Egy-egy email elolvasása és feldolgozása 15 percre megszakítja az érdemi munkavégzést: kevesebb mail = több munka.

3) A fiatalok már nem emaileznek, hanem FB-t használnak.

Menjünk sorba melyik miért nem igaz!

Az email nem hatékony

Mi is az email? Egy kommunikációs csatorna. Előnye hogy ingyenes, hogy rugalmas, hogy kereshető és visszakereshető. Ezek olyan előnyök, amiket nem nagyon lehet per pillanat mással kiváltani.

Képzelj el egy olyan világot, ahol nincs email! Ez azt jelenti, hogy mindenkivel vagy személyesen, vagy telefonon kellene beszélnem. Ha egy üzenetet több embernek kellene eljuttatni, akkor egyesével mindenkit fel kellene hívnom és elmondani mindenkinek mindent. Rosszabb esetben üzleti találkozót szervezni – ami drága lenne az útiköltség miatt és rá kell szánni fél-egy napot. Ezt váltja ki egy 10 perc alatt megírt email.

Arról nem is beszélve, hogy a telefonos és személyes beszélgetésnek nem maradna nyoma. Utólag mindenki úgy emlékezne a megbeszéltekre, ahogy akar. Ha pedig minden beszélgetésről jegyzőkönyvet írnék és azt küldeném körbe, akkor az email megírására szánt idő többszörösét tölteném el kvázi ugyanazzal.

Akkor miért tartják az üzleti email-eket corporate spam-nek? Mert az emaileket lehet jól is és rosszul is használni. Az email csak egy kommunikációs csatorna, az a lényeg, hogy az információ a megfelelő helyre eljusson. Ez szokott átfordulni abba, hogy a mailre mindenki rákerül cc-ben aki számít, mert nehogy valaki lemaradjon. Na most ha cc-ben 5 ember helyett csak azt a 2-t írnám akinek a mail tényleg hasznos, akkor 50%-kal csökkenne a mail-ek mennyisége!

Sajnos az ember nagy része nem tudja kezelni a mailt, ezért mindenkinek elküldi. Jellemző a „bizottságosdi”, azaz amikor egy feladatot nem konkrét embernek küldünk el, hanem sok embernek, és reménykedünk benne, hogy valaki majd csak megoldja. A másik rossz gyakorlat a „mindenki rajta van aki számít”, azaz a címzés jó de cc-ben a fél világ ott figyel, biztos ami biztos.

Ezekről nem az email, hanem az email írója tehet. És a probléma nem fog megoldódni az email-ek betiltásával: konkrétan az, hogy az email szerzőjének fogalma sincs, kitől kérjen segítséget, és arról sincs fogalma, kinek van dolga az adott témával.

Az email feltartja az érdemi munkavégzést

Ismert jelenség, hogy az érkező email megszakítja a munkavégzést (átlagosan 15 percre). Ha valaki elég sok emailt kap, akkor gyakorlatilag a napja nem fog másból állni, mint folyamatos megszakadásból – a fő munkájával nem tud foglalkozni.

Nos, ez színtiszta rossz időbeosztás. Time management címszó alatt nagyon jó képzéseket tartanak arról, hogyan lehet ezt elkerülni.

A másik oldalról pedig az email nem megszakadás, hanem kommunikáció és információáramlás. Ha a kommunikációs csatorna nem működik megfelelően, akkor ott feltehetőleg a kommunikáció rosszul szervezett. A munkavégzéshez ugyanis azt feltételezzük, hogy az eszközök és erőforrások mellett az információk is rendelkezésre állnak. Ha a munkavégzést folyamatosan megszakítja az információáramlás, ott valamit rosszul szerveztek.

Ezen nem segít az a rossz gyakorlat, ha valaki egyáltalán nem olvas maileket, ha elrakja a maileket egy hétre, vagy ha testületileg megtiltjuk, hogy X-nek bárki is emailt írjon. Ezzel ugyanis megakasztunk egy kommunikációs csatornát, vagyis az egyik probléma helyett (túl sok email) csinálunk egy másikat (túl kevés információ). Ha valakinek nem lehet emailt írni, akkor nem lehet hozzá a szükséges információkat eljuttatni vagy tőle kérdezni, és az valahol fájni fog. Máshol fog fájni, ezért messziről úgy tűnik, mintha az email tilalom működne.

A fiatalok már email helyett FB-t használnak

Sokan elmondták már, hogy a fiatalok másképp kommunikálnak. Nekik az email túl lassú és körülményes, és biztos, hogy ők „felnőve” nem fognak email tengert gyártani.

Nos, ez nagyon nem igaz. Lehet, hogy a fiatalok MOST nem írnak emailt, de ez nem azt jelenti, hogy MAJD a munkahelyükön sem fognak. Amikor én fiatal voltam, én sem írtam emailt. Eszembe se jutott. Akivel akartam, azt felhívtam telefonon vagy elmentem hozzá személyesen. Aztán „felnőttem”, megtanultam emailt használni és rászoktam, mert hasznos volt és mert szükség volt rá a munkahelyen.

A Facebook nem alkalmas üzleti célú kommunikációra. Biztos vagyok benne, hogy a következő generáció is fog email-t írni – munka céllal mindenképpen.

Összességében tehát az email nem ellenség, hanem egy eszköz. Meg kellene tanulni jól használni. A baj nem az emaillel van, hanem azzal, aki rosszul használja. Ebben kellene többet fejlődni.