HTML

ITÉlet

Egy multinacionális cégnél dolgozó informatikai manager szakmai blogja. Észrevételek, tapasztalatok szoftver fejlesztésről, vezetésről, managementről és hatékonyságról itthoni és külföldi példákon keresztül. Az informatikáról másképp...

Utolsó kommentek

  • 232323: Szóval managernek jó lenni, akkor dől a nagy lé, felelősség meg számonkérés sehol. Krém. (2019.10.31. 15:24) Kirúgják-e a menedzsert ha hibázik?
  • Simon Géza: "A következő forradalmi áttörés, nagy dobás, ami megint tőzsdei felfutáshoz vezet, az nem valamilyen informatikai dolog lesz, hanem egészen más." Ha a generic AI nem informatikai, akkor igazad van.... (2018.02.19. 07:01) Az IT jövője
  • pggp: @AnyTink: Köszi, de én csak egy blog olvasó vagyok, aki jól tudja használni a keresőt ;-) (2017.10.17. 07:19) Milyen volt hazaköltözni?
  • AnyTink: @pggp: :) Gratulálok a család bővüléséhez és a sikeres 'hazatelepedéshez'. Mi most gondolkodunk a hazaköltözésen és jó olvasni mások élményéről! Köszönöm az írásod :) (2017.10.16. 18:49) Milyen volt hazaköltözni?
  • pggp: Tulajdonképpen igen, alakult valami: akocsis.com "2017 április, Dália eloször Szentesen" ;-) (2017.06.06. 21:51) Milyen volt hazaköltözni?
  • Utolsó 20

Túl sok az email? Az időd nagy részében levelekre válaszolsz, és emiatt nem tudsz dolgozni?

Túl sok az email? Az időd nagy részében levelekre válaszolsz, és emiatt nem tudsz dolgozni?

Manapság már hallani olyan cégekről, ahol az emailt betiltották, mert káros a munkavégzésre és rontja a kommunikációt. Lásd A cég, ahonnan kitiltották az emailt.

Ahogyan a cikk írta, ez szerintem is csak médiafogás. Az email sosem fog eltűnni, és el is mondom, hogy miért.

Az email eltűnése mellett érvelők 3 dolgot szoktak kiemelni:

1) Nem hatékony, a túl sok email gyakorlatilag spam-ként eldugítja a kommunikációt.

2) Egy-egy email elolvasása és feldolgozása 15 percre megszakítja az érdemi munkavégzést: kevesebb mail = több munka.

3) A fiatalok már nem emaileznek, hanem FB-t használnak.

Menjünk sorba melyik miért nem igaz!


Az email nem hatékony

Mi is az email? Egy kommunikációs csatorna. Előnye hogy ingyenes, hogy rugalmas, hogy kereshető és visszakereshető. Ezek olyan előnyök, amiket nem nagyon lehet per pillanat mással kiváltani.

Képzelj el egy olyan világot, ahol nincs email! Ez azt jelenti, hogy mindenkivel vagy személyesen, vagy telefonon kellene beszélnem. Ha egy üzenetet több embernek kellene eljuttatni, akkor egyesével mindenkit fel kellene hívnom és elmondani mindenkinek mindent. Rosszabb esetben üzleti találkozót szervezni – ami drága lenne az útiköltség miatt és rá kell szánni fél-egy napot. Ezt váltja ki egy 10 perc alatt megírt email.

Arról nem is beszélve, hogy a telefonos és személyes beszélgetésnek nem maradna nyoma. Utólag mindenki úgy emlékezne a megbeszéltekre, ahogy akar. Ha pedig minden beszélgetésről jegyzőkönyvet írnék és azt küldeném körbe, akkor az email megírására szánt idő többszörösét tölteném el kvázi ugyanazzal.

Akkor miért tartják az üzleti email-eket corporate spam-nek? Mert az emaileket lehet jól is és rosszul is használni. Az email csak egy kommunikációs csatorna, az a lényeg, hogy az információ a megfelelő helyre eljusson. Ez szokott átfordulni abba, hogy a mailre mindenki rákerül cc-ben aki számít, mert nehogy valaki lemaradjon. Na most ha cc-ben 5 ember helyett csak azt a 2-t írnám akinek a mail tényleg hasznos, akkor 50%-kal csökkenne a mail-ek mennyisége!

Sajnos az ember nagy része nem tudja kezelni a mailt, ezért mindenkinek elküldi. Jellemző a „bizottságosdi”, azaz amikor egy feladatot nem konkrét embernek küldünk el, hanem sok embernek, és reménykedünk benne, hogy valaki majd csak megoldja. A másik rossz gyakorlat a „mindenki rajta van aki számít”, azaz a címzés jó de cc-ben a fél világ ott figyel, biztos ami biztos.

Ezekről nem az email, hanem az email írója tehet. És a probléma nem fog megoldódni az email-ek betiltásával: konkrétan az, hogy az email szerzőjének fogalma sincs, kitől kérjen segítséget, és arról sincs fogalma, kinek van dolga az adott témával.

 

Az email feltartja az érdemi munkavégzést

Ismert jelenség, hogy az érkező email megszakítja a munkavégzést (átlagosan 15 percre). Ha valaki elég sok emailt kap, akkor gyakorlatilag a napja nem fog másból állni, mint folyamatos megszakadásból – a fő munkájával nem tud foglalkozni.

Nos, ez színtiszta rossz időbeosztás. Time management címszó alatt nagyon jó képzéseket tartanak arról, hogyan lehet ezt elkerülni.

A másik oldalról pedig az email nem megszakadás, hanem kommunikáció és információáramlás. Ha a kommunikációs csatorna nem működik megfelelően, akkor ott feltehetőleg a kommunikáció rosszul szervezett. A munkavégzéshez ugyanis azt feltételezzük, hogy az eszközök és erőforrások mellett az információk is rendelkezésre állnak. Ha a munkavégzést folyamatosan megszakítja az információáramlás, ott valamit rosszul szerveztek.

Ezen nem segít az a rossz gyakorlat, ha valaki egyáltalán nem olvas maileket, ha elrakja a maileket egy hétre, vagy ha testületileg megtiltjuk, hogy X-nek bárki is emailt írjon. Ezzel ugyanis megakasztunk egy kommunikációs csatornát, vagyis az egyik probléma helyett (túl sok email) csinálunk egy másikat (túl kevés információ). Ha valakinek nem lehet emailt írni, akkor nem lehet hozzá a szükséges információkat eljuttatni vagy tőle kérdezni, és az valahol fájni fog. Máshol fog fájni, ezért messziről úgy tűnik, mintha az email tilalom működne.

 

A fiatalok már email helyett FB-t használnak

Sokan elmondták már, hogy a fiatalok másképp kommunikálnak. Nekik az email túl lassú és körülményes, és biztos, hogy ők „felnőve” nem fognak email tengert gyártani.

Nos, ez nagyon nem igaz. Lehet, hogy a fiatalok MOST nem írnak emailt, de ez nem azt jelenti, hogy MAJD a munkahelyükön sem fognak. Amikor én fiatal voltam, én sem írtam emailt. Eszembe se jutott. Akivel akartam, azt felhívtam telefonon vagy elmentem hozzá személyesen. Aztán „felnőttem”, megtanultam emailt használni és rászoktam, mert hasznos volt és mert szükség volt rá a munkahelyen.

A Facebook nem alkalmas üzleti célú kommunikációra. Biztos vagyok benne, hogy a következő generáció is fog email-t írni – munka céllal mindenképpen.

 

Összességében tehát az email nem ellenség, hanem egy eszköz. Meg kellene tanulni jól használni. A baj nem az emaillel van, hanem azzal, aki rosszul használja. Ebben kellene többet fejlődni.

Címkék: kommunikáció email

A bejegyzés trackback címe:

https://akocsis.blog.hu/api/trackback/id/tr785211806

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

tmichel 2012.02.18. 12:37:02

szerintem az email hibáit (amik nyilvánvalóan vannak, ez tagadhatatlan) nem lehet a userek hülyeségére kenni. az email egy elavult technológia, 40 éves, hogy pontosabbak legyünk. nem felel már meg minden követelménynek, amit vele szemben támasztunk. az emailt vagyis inkább az elektronikus üzenetküldést nem lehet kiváltani de át lehet formálni. erre kéne törekedni. a n+1 megoldáskísérlet az email megmentésére felesleges. lehet még tologatni a végét, de már nem olyan sokáig. a végeláthatatlan email folyamok, a batár nagy csatolmányokkal nem elfogadhatóak manapság. a google wave egy elég jó koncepció volt, de valamiért nem működött. lehet hogy rossz volt az időzítés vagy a kivitelezés nem tudom. szerintem mindenképpen kell valami az email helyett, ami hasonlóan elosztott, de közben megfelel a mai igényeknek.

Petya · http://susnya.hu/ 2012.02.26. 17:17:23

Szerintem a Google elég jól újrainnoválta már párszor az emailt, nem véletlenül lett nagyon jó "life & work manager" nálam a Gmailből. Egyet viszont szerintem sosem fog tudni igazán jól megcsinálni a számítógép, az pedig a beszédes "subject" megírása. Ez az, ami mindig az embereken múlik, és nem mindenkinek megy jól, pedig nagyon fontos, hogy többszáz email esetén pillanatok alatt képben legyek az adott diskurzus tartalmát illetően.
süti beállítások módosítása