1 héttel ezelőtt volt játék, most következzen a megoldás!

1 héttel ezelőtt volt játék, most következzen a megoldás!

Rövid összefoglaló a játékról: Egy nemzetközi bank magyar leányvállalatánál János a CIO. A központilag fejlesztett Gemin szoftvert kell Magyarországon bevezetni. A kezdeti lelkesedés után kiderül, hogy a szoftver nem felel meg a helyi igényeknek, ráadásul drágább lesz az üzemeltetése, mint a már meglévő szoftvernek.

A szoftver lokalizációját és támogatását a TopConsult végzi, akik egy igen vastag ajánlatot tettek le az asztalra – mint kiderült, ez cseppet sincs ingyen, és magyar leányvállalatnak kell ezért fizetnie.

Grimaud, a cég európai CIO-ja szeretné minden áron bevezetni a Gemin-t Magyarországon.

Kérdés: mit tegyen János?

Lépjünk egy lépést távolabb, és nézzük meg, hogy mi a helyzet! Be kellene vezetni egy szoftvert, ami kevesebbet tud a meglévőnél és többe kerül. Ez egy olyan projekt, amivel a magyar leányvállalat és János semmit sem nyer.

Mi a hiba, miért kell egy soha meg nem térülő projektet elindítani?

1) A Gemin projekt tervezésekor figyelmen kívül hagyták a helyi szabályozást. A projekt célja (objective) hogy elkészüljön egy központi, egységes stratégiai szoftver, azonban a feladatok (scope) közül kimaradt a helyi viszonyoknak való megfelelés.

2) Mivel a helyi megfelelés kimaradt a feladatok közül, ezért annak költségei sem szerepelnek a kiadások között. A hibás TCO számítás miatt úgy tűnik, mintha a költségeket 17%-kal lehetne csökkenteni – pedig a valóságban növekednek a költségek.

3) A magyar leányvállalat CIO-ja nem szerepelt a projekt szereplői (stakeholder) között, holott a magyarországi nevezetésnek ő az ügyfele. Ha Jánost a tervezési fázisban is bevonták volna, feltehetőleg már akkor rámutatott volna a hibákra.

Ez a három hiba egyértelműen folyamat hiányosságokra utal. Feltehetőleg nem csak a magyar leányvállalat és János az egyetlen szenvedő alany, hanem az összes többi leányvállalat – kivéve azokat, ahol a helyi szabályozás enyhe.

A folyamat hiányosság kijavításáért János helyében összefognék a többi leányvállalattal, és kérném az európai központot, hogy tegyék meg a szükséges lépéseket a hasonló hibák elkerülésére, például

1) Minden stratégiai IT projekt előkészítésébe vonják be az összes érintett leányvállalatok IT-ját. (Legalább konzultáció szintjén)

2) A stratégiai IT projektek pénzügyi kontrolling-jába vonják be a helyi kontrollingot.

3) Központi IT projektek globális bevezetésénél mindig van helyi költség.

Ehhez szükség lesz a CEO támogatására – és igen, össze kell szedni a tényeket és a számokat egy közérthető prezentációba.

Ha a folyamat hibát ki is javítják, de a Gemin projekt már itt van, azzal mi legyen? János megvétózhatja a Gemin bevezetését, hiszen ő a CIO és ő dönt. Az más kérdés, hogy politikailag mennyire hasznos szembemenni a központi stratégiával. Egyébként is, léteznek a vétónak puhább formái.

Szigorúan véve, itt most nem az a kérdés, hogy a Gemin szoftver jó-e vagy sem, hanem az, hogy a projekt eredeti scope-ja és költségei felborultak, és ezzel mi legyen. A projekt keretinek visszaállítása formailag egy változáskérelem (Change Request), amit a projekt felügyelőbiztosságának (az európai vezetésnek) kell eldöntenie (hiszen változott a scope és a budget). A változáskérelem végigviteléért a projektvezető (La Roche) felelős. János szerepe nem az, hogy megvétózza a projektet, hanem az, hogy ne engedje rosszul haladni, illetve támogassa La Roche-t a korrigálásban.