ITÉlet

Mit tegyen a projektvezető akkor, ha nem kapott elég erőforrást?

Mit tegyen a projektvezető akkor, ha nem kapott elég erőforrást?

A témával már többször foglalkoztam, például Kevés az erőforrásom, mit tegyek? vagy Erőforrás menedzsment nagyvállalati környezetben, esetleg legújabban Lehet-e Magyarországon projektvezetést tanulni?

A menedzser nagyjából két dolgot tehet, amikor azzal szembesül, kevés a rendelkezésére álló erőforrás:

1) Javítja a belső hatékonyságot

2) Több erőforrást kér

Habár sokat szoktam írni a munkaszervezésről és a hatékonyságról, de a helyes megoldás ilyen esetben a 2-es. A projekt azt jelenti, hogy terv szerint határidőre a megadott minőségben a megadott erőforrások felhasználásával szállítunk. Ha ez nem lehetséges – mert kevés az erőforrás – akkor a projekt szponzortól kérni kell. Ha a szponzor ad, akkor a terv megvalósíthatóvá, a határidő reálissá válik, lehet visszamenni dolgozni.

Ha a szponzor nem adja meg a szükséges erőforrást, akkor az a projekt nem fog határidőre elkészülni, ha a fene fenét eszik is. És ezen a PM sem fog tudni változtatni, mindegy mit csinál.

Ilyen egyszerű a képlet.

Sajnos gyakran a cégek – és a szponzorok – abba a hibába esnek, hogy ellenérdekeltté válnak a projekt teljesülésében. Illetve hogy pontosabb legyek, szeretnék hogy a projekt sikeres legyen, de az erőforrást nem akarják megadni. Hiszen az extra erőforrás költség, plusz költség, ami nem lett betervezve. Nagyon szeretnék, hogy a kecske is jóllakjon és a káposzta is megmaradjon. Ami nem lehetséges, de legalább az utolsó pillanatig lehet hinni a csodákban.

Mennyire reális, hogy jön egy csodatevő, és belső hatékonyság javulással a rosszul haladó projektet határidőre teljesíti?

Tény, hogy egy rosszul összerakott csapatot, rosszul megszervezett munkát rendbe szedve a csapat hatékonysága ugrásszerűen meg tud nőni. Akár a duplájára is. Feltételezve persze, hogy előtte nagyon rosszak voltak a folyamatok, és az új folyamatok majd tényleg nagyon jók lesznek. Ami nem biztos hogy fennáll – lehet hogy a folyamatok nem voltak annyira rosszak, és lehet, hogy az új főnök módszerei nem annyira jók.

De maradjunk annyiban, hogy belső hatékonyság növeléssel meg lehet duplázni a csapat teljesítményét.

Ehhez képest egy rosszul megtervezett projektben az erőforrás becslés nagyságrenddel tud tévedni. Mondjuk negyed annyi ember dolgozik rajta, mint kellene. Ehhez képest az, hogy szuperjó folyamatokkal megnöveljük a hatékonyságot, szinte eltörpül. A kevés munkatárssal ellátott projekten csak kissé fog segíteni, hogy az a kevés ember jobban dolgozik.

Ugyanez a helyzet egyébként a túlórával. Tegyük fel hogy feleannyi ember van a projekten, mint kellene, erre válaszlépésül általánossá válik a túlóra. Ami munkaidőben kb +30%-ot jelent. Jól látható, hogy ezzel nem lehet ellensúlyozni a munkaerő hiányt, ha a beosztottak megszakadnak se. Arról nem is beszélve, hogy a plusz munkaidő nem jelent automatikusan ugyanannyival jobb teljesítményt – a fáradt munkatársak többet hibáznak.

Tehát a kevés erőforrásra az igazi megoldás mindig az, hogy erőforrást kérünk, illetve erőforrást adunk. Ha pedig nem így történik, akkor a projekt meg fog bukni, és arról nem a PM tehet.