Milyen lesz a projekt, ha a PM a beszállító oldalán van, milyen kihívásokkal lehet számolni?

Milyen lesz a projekt, ha a PM a beszállító oldalán van, milyen kihívásokkal lehet számolni?

A belső-külső PM kérdésköréről már volt itt szó, lásd Milyen a project manager, ha külsős?

Most azt az esetet vizsgálnám meg, amikor a PM nem csak kívülről jön, hanem kívül is marad: a megrendelő oldalon nincs projektvezető, az ezzel kapcsolatos feladatokat a beszállító látja el.

Tipikusan a marketinges projektek ilyenek. A megrendelő akar egy webes megjelenést/kampányt, stb, és azt várja, hogy a beszállító teljes körű end-to-end felelősséget vállal, ami kiterjed mind a kivitelezésre, mind a projektvezetési és koordinációs feladatokra. Az ügyfél megmarad megrendelőnek. A munkavégzésbe csak minimálisan kíván belefolyni, hiszen más dolga van – neki csak az a lényeg, hogy határidőre készen legyen a munka. Az ilyen felállásban a beszállító tipikusan kijelöl egy projektvezetőt, és ez a projektvezető felelős a teljes megvalósításért, pl. tervezési, kommunikációs vagy monitoring feladatok ellátásáért.

Mennyire hatékony ez a modell?

Úgy gondolom, hogy amennyiben a projekt csakis is kizárólag a beszállítón múlik, úgy a modell működni fog. Ilyen például, amikor egy szoftverfejlesztési projektben a beszállító fejleszt, minőséget biztosít és üzemeltet egy személyben.

Feltétel továbbá, hogy az ügyfél oldali feladatok minimálisak legyenek, tehát az igények megfogalmazásán és a validáláson túl más ne nagyon legyen. Például ne legyenek kötelezően követendő szabványok (SOX, projektvezetési módszertan), ne akarjon a Security vagy a belső QA beleszólni a projektbe. Úgy egyáltalán, a projektnek ne legyen semmilyen más kommunikációs csatornája a megrendelőn kívül.

Úgy vélem, hogy ez a modell nagyon alkalmas a kkv szektorban, különösen a közepes méretű cégeknél, ahol már kiszervezik a feladatokat, de még nincs túlzott szabályozottság.

Kis cégek nem fogják kiszervezni a feladatokat és nem fognak egy komplett projektet külső beszállítóra bízni – vagy legalábbis ritka az ilyesmi.

Nagy cégeknél rengeteg belső szabvány van. A sok szabvány és a sok különböző funkcionális csapat beleszólhat, bele tud szólni a projekt életében. Ezek az előírások és erők gyakran még a belső menedzserek számára is nehezen érthetőek – tessék egy átláthatatlan, állandóan változó dzsungelt elképzelni. Külső projektvezetőnek – bármilyen képzett is – nincs esélye a projekt sikerét garantálni. Az átláthatatlan dzsungelhez olyan ember kell, aki ismeri az ösvényt, tudja az utat – tehát a projekt vezetőkének a cégen belül kell ülnie.

Sokan úgy gondolhatják, hogy egy beszállítói oldali PM majd „megmenedzserli” az ügyfelet, azaz az ügyfél majd kezeli a „belső problémákat”, a külső PM pedig segítő kezet, tanácsokat ad. Nos, ez nem fog működni. Ugyebár informatikai projektről beszélünk, az ügyfél képviselője (szakértő vagy Product Owner) nem informatikus, ezért nem fogja tudni a belső informatikai problémákat megoldani. Akkor sem, ha a külső PM tanácsokat ad neki. A külső PM egyébként sem fog tudni tanácsokat adni, hiszen nem látja át a nagyvállalat belső működését.

Azt pedig magyaráznom sem kell, hogy amikor a nagyvállalat bürokratikus működéséből adódó problémákat a beszállítói PM egyszerűen visszasöpri az ügyfél oldalára (ez a TE problémád), az igen nagy bukáshoz fog vezetni.

Összességében azt tanácsolnám, hogy beszállító oldali projektvezetésre csak kivételes esetben, alapos átgondolás után bízzunk projektet. Nagyvállalatnál, nagy projektnél semmiképpen.

A legjobb modell természetesen az, amikor a beszállítói PM mellett van egy ügyfél oldali PM (aki lehet speciel külsős is).