ITÉlet

A szeptember 22-i, 8. PM műhely témája a projekt kommunikáció volt.

Most nem magáról a rendezvényről írok, mert annak a jegyzőkönyve elérhető lesz. Sokkal inkább a kommunikációról írnék bővebben. Mint a helyszínen kiderült, ez egy túlságosan tág téma (elvégre mindenki kommunikál mindenkivel), túl sok a lehetőség a bullshit-jellegű aranyköpésekre, és túl könnyű eltérni a témától (mindenkinek van egy vicces sztorija).

Tehát maradjunk a témánál: projekt kommunikáció.

Először a fogalmakat tisztázzuk, nehogy letérjünk az útról. Szerintem a média kommunikáció nem tartozik ide, ilyen például amikor a 4-es metró projektről írnak az újságban. Ugyanígy nem tartozik ide a kávéautomata melletti informális beszélgetés, még akkor se, ha a projekttel kapcsolatos kulcsfontosságú információáramlás történik.

Amit a projekt kommunikáció alatt értek, az mindazon kommunikáció, illetve kommunikációs csatorna, ami minimálisan szükséges a projekt sikeréhez. Tehát amikor tervezetten, irányítottan és tudatosan a projekt (a projektvezető) információt átad vagy megoszt.

A projekt sikeréhez szükség van a megfelelő kommunikációs csatornák kiépítésére (pl. projektvezető – projekt szponzor), ezek összessége a Project Communication Plan. Ugyanis a kommunikációs tervet előre kell elkészíteni, a projekt indulásakor.

Megjegyzem, hogy a projekt indítása előtt is létezik munka, ennek a munkának pedig megvan a maga kommunikációja. De ezzel most nem foglalkoznék.

Ki a felelős a kommunikációért? Alapesetben a projektvezető, hiszen az ő feladat a projekt teljesítése, és a kommunikáció ehhez csak egy eszköz. A kommunikáció és az információ-forgalmazás tipikusan menedzseri feladat. Természetesen lehetséges, hogy a projektvezető bizonyos kommunikációs feladatokat másokra biz, például a projekt asszisztens írja a meeting minutes-t és küldi ki az érdekelteknek.

Miről szól a kommunikáció terv?

- Milyen típusú információt

- Kinek

- Milyen rendszerességgel

- Kik szolgáltatják az információt

- Hogyan

- Mi a célunk a kommunikációval

Példa: http://pasztor.freeblog.hu/files/Projekt%20kommunikáció.pdf

A legtöbb esetben a formátum standard vagy kötött, tehát létezik egy minta amit fel kell tölteni tartalommal. A trükk az, hogy ezeket a mintákat ismerjük, illetve azt felismerjük, hogy melyikre van szükségünk és melyikre nincs.

Mikor jó a kommunikáció? Erről nagy vita volt a rendezvényen, ezért saját definíciót használnék: akkor jó a kommunikáció, ha mindenki rendelkezik a munkavégzéshez szükséges információval. Például a fejlesztő tudja azt, hogy mik a felhasználók igényei, illetve a szponzor tisztában van a projekt aktuális állásával.

Honnan lehet tudni, hogy kinek milyen információra lesz szüksége? Ez adódik a projekt felépítéséből, az alkalmazott módszertanból és a korábbi tapasztalatból. Legrosszabb esetben kérdezni is lehet.

A jó kommunikáció annak a felelőssége, aki kommunikál. Figyelembe kell venni, hogy a „kommunikációs csatorna” zajos, és hogy a kommunikáció része a kódolás-dekódolás folyamat. Előfordulhat, hogy a hallgatóság másképp dekódolja az üzenetet, mint ahogyan a beszélő szerette volna – ezért figyelni kell az egyértelmű és tiszta üzenetekre, illetve fontos a hallgatóság visszajelzése.

Mennyire fontos az informális kommunikáció? Biztosan mindenkinek van egy vicces története arról, amikor a hivatalos út helyett valamit „szoft” módon, informális kommunikációval oldott meg. Az informális kommunikáció is fontos, néha csak ilyen úton lehet eljutni a sikerig, ennek ellenére én nem nevezném projekt kommunikációnak. Ugyanis az informális kommunikáció szerepe nem más, mint helyettesíteni vagy erősíteni a formálisat.

Hogyan lehet jól kommunikálni?

Mint ahogyan a PM műhelyhez kapcsolódó blogon olvashatjuk, a kommunikáció rendszerint akkor válik kritikus elemmé, amikor rossz – tehát utólag amikor egy projekt megbukik, akkor mondjuk azt, hogy a kudarc oka a rossz/gyenge kommunikáció volt.

Amikor a projekt megbukik, akkor már késő, ezért proaktívan, a projekt indulási fázisban (vagy még hamarabb) kell elkezdeni jól kommunikálni. Ehhez olyan menedzserekre van szükség, akik értenek hozzá. A kommunikációt meg lehet tanulni, jó lenne ha az egyetemen része lenne a tantervnek, de akár már középiskolában el lehet kezdeni. Kommunikációra szerintem minden embernek szüksége van, még a kockafejű informatikusoknak is. A menedzsereknek pedig „munkaköri kötelesség”.

Amikor egy menedzsert – különösen ha projekt menedzsert – vesznek fel, akkor a szakmai képességeken felül a kommunikációs képességeket is fel kell mérni. Na nem arra gondolok, hogy tud-e megnyerően beszélni a jelölt, hanem hogy ismeri-e a különböző kommunikációs csatornákat, és ezeket tudatosan, a helyzettől függően használja-e.

Aki nincs tisztában a kommunikációs modellel és a kommunikációs eszközökkel, az menjen el tanfolyamra. Sokat nyer vele.

Ps. Egyébként a kommunikációról itt már sokszor volt szó, például Jó koordinálás és jó kommunikáció – nem ugyanaz, A hatásos kommunikáció vagy Hogyan kommunikálj az IT-n belül?